ตรวจสอบว่าแต่ละหมวดมีเอกสารครบตามที่ควรมี เช่น หมวดประจำตัวมีบัตรประชาชนและทะเบียนบ้านฉบับล่าสุด หมวดการเงินมีสมุดบัญชีและกรมธรรม์ประกันทุกฉบับ หมวดสุขภาพมีประวัติการรักษาและใบสั่งยาปัจจุบัน และหมวดทรัพย์สินมีโฉนดและสัญญาที่เกี่ยวข้องครบถ้วน

การตรวจสอบความครบถ้วนควรทำโดยเทียบกับรายการสรุปที่จัดทำไว้ตอนแรก หากพบว่ามีเอกสารบางชิ้นหายไปจากที่เคยบันทึกไว้ ควรตามหาหรือขอสำเนาใหม่จากหน่วยงานที่เกี่ยวข้องทันที

ตรวจสอบว่าเอกสารแต่ละชิ้นยังไม่หมดอายุ เช่น บัตรประชาชนที่ต้องต่ออายุ หรือกรมธรรม์ประกันที่อาจมีการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไข หากพบเอกสารที่หมดอายุแล้วควรดำเนินการต่ออายุหรือปรับปรุงให้เป็นปัจจุบัน

ตรวจสอบว่าเอกสารสุขภาพในแฟ้มตรงกับสถานการณ์การรักษาปัจจุบัน เช่น ยาที่ใช้อยู่จริงตรงกับที่บันทึกไว้หรือไม่ เพราะข้อมูลที่ล้าสมัยอาจทำให้เกิดความสับสนเมื่อต้องใช้งานจริงในสถานการณ์เร่งด่วน

ตรวจสอบว่าภาชนะจัดเก็บยังอยู่ในสภาพดี ไม่มีความชื้นหรือความเสียหายที่อาจทำให้เอกสารเสื่อมสภาพ และตรวจสอบว่าสำเนาสำรองยังคงอยู่ในสถานที่แยกจากต้นฉบับตามที่วางแผนไว้

ตรวจสอบว่าสมาชิกครอบครัวที่ควรรู้ตำแหน่งจัดเก็บยังคงจำได้และเข้าถึงได้จริง โดยเฉพาะหากมีการย้ายบ้านหรือปรับเปลี่ยนตำแหน่งจัดเก็บไปจากเดิม

นอกจากรอบทบทวนประจำปี ควรหยิบเช็กลิสต์นี้ขึ้นมาใช้ทันทีเมื่อเกิดเหตุการณ์สำคัญในชีวิตของผู้สูงอายุ เช่น เปลี่ยนโรงพยาบาลประจำ ย้ายที่อยู่ ปิดหรือเปิดบัญชีธนาคารใหม่ หรือมีการปรับปรุงพินัยกรรม เพราะเหตุการณ์เหล่านี้มักทำให้เอกสารบางชิ้นในแฟ้มล้าสมัยทันทีโดยที่ครอบครัวไม่ทันสังเกต

การผูกการตรวจสอบเข้ากับเหตุการณ์สำคัญแทนที่จะรอถึงรอบปีช่วยลดช่องว่างที่เอกสารจะคลาดเคลื่อนจากความเป็นจริงเป็นเวลานาน และทำให้แฟ้มเอกสารพร้อมใช้งานอยู่เสมอแม้สถานการณ์ของผู้สูงอายุจะเปลี่ยนไปกะทันหัน

หลายครอบครัวมีเช็กลิสต์แต่ไม่มีใครรับผิดชอบตรวจสอบจริงจัง ทำให้เช็กลิสต์กลายเป็นเพียงเอกสารที่ถูกลืมไว้ในแฟ้ม ควรกำหนดให้สมาชิกครอบครัวหนึ่งคนเป็นผู้รับผิดชอบหลักในการนำเช็กลิสต์นี้มาใช้ตรวจสอบตามรอบที่กำหนด และรายงานผลให้สมาชิกคนอื่นทราบ

หากผู้รับผิดชอบหลักไม่สามารถทำหน้าที่ต่อได้ เช่น ย้ายไปทำงานต่างจังหวัดหรือมีภาระอื่นเพิ่มขึ้น ควรส่งต่อหน้าที่นี้ให้สมาชิกคนอื่นอย่างเป็นทางการ พร้อมอธิบายวิธีใช้เช็กลิสต์และตำแหน่งจัดเก็บเอกสารให้เข้าใจตรงกัน