การประชุมครอบครัวที่ล้มเหลวมักเกิดจากความผิดพลาดในขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งจากสามช่วง คือ ขาดข้อมูลตั้งแต่ก่อนประชุม ขาดโครงสร้างระหว่างประชุมทำให้บางฝ่ายไม่ได้พูด หรือขาดการติดตามผลหลังประชุมจนข้อตกลงเลือนหายไป การแบ่งเช็กลิสต์ตามช่วงเวลาช่วยให้ตรวจจับจุดอ่อนได้ตรงจุด

ครอบครัวที่เตรียมตัวครบทั้งสามหมวดมักได้ข้อตกลงที่ยั่งยืนกว่า เพราะทุกฝ่ายรู้สึกว่าได้รับข้อมูลครบถ้วน มีโอกาสแสดงความเห็น และมั่นใจว่าข้อตกลงจะไม่ถูกลืมไปหลังจบการประชุม

หลายครอบครัวเริ่มประชุมโดยมีเพียงตัวเลขค่าใช้จ่ายคร่าว ๆ ในหัว ทำให้การหารือวนเวียนอยู่กับการเถียงเรื่องตัวเลขแทนที่จะเดินหน้าสู่การตกลงสัดส่วน ควรจัดทำสรุปค่าใช้จ่ายเป็นเอกสารและส่งให้ทุกคนก่อนวันประชุมเสมอ

อีกจุดที่มักถูกมองข้ามคือการไม่ได้สอบถามความสามารถและข้อจำกัดของพี่น้องแต่ละคนล่วงหน้า ทำให้ในวันประชุมเกิดความประหลาดใจเมื่อพบว่าบางคนมีภาระทางการเงินมากกว่าที่คาดไว้

ระหว่างประชุม หากไม่มีผู้ดำเนินการที่ชัดเจนคอยควบคุมลำดับการพูด มักเกิดสถานการณ์ที่บางคนพูดมากเกินไปในขณะที่บางคนไม่ได้แสดงความเห็นเลย ควรกำหนดให้มีคนทำหน้าที่ดำเนินการประชุมและเปิดโอกาสให้ทุกคนพูดตามลำดับ

หลังประชุม จุดที่มักผิดพลาดคือการไม่บันทึกข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรทันที ทำให้เมื่อเวลาผ่านไปแต่ละคนจำรายละเอียดต่างกัน ควรสรุปและส่งให้ทุกคนยืนยันภายในไม่กี่วันหลังประชุม

บางครั้งความขัดแย้งในการประชุมไม่ได้มาจากเรื่องเงินโดยตรง แต่มาจากการที่พี่น้องแต่ละคนมีข้อมูลเกี่ยวกับสถานะสุขภาพหรือความจำเป็นของพ่อแม่ไม่ตรงกัน เช่น คนที่ไม่ได้อยู่ใกล้ชิดอาจประเมินว่าพ่อแม่ยังแข็งแรงดี ในขณะที่คนที่ดูแลใกล้ชิดเห็นความเปลี่ยนแปลงที่ยังไม่ได้บอกใคร เช็กลิสต์นี้จึงควรรวมการตรวจสอบว่าทุกคนมีข้อมูลชุดเดียวกันก่อนเริ่มหารือเรื่องตัวเลข

การแก้ไขความไม่ตรงกันของข้อมูลนี้ทำได้โดยให้ผู้ดูแลหลักสรุปสถานะปัจจุบันของพ่อแม่เป็นลายลักษณ์อักษรก่อนวันประชุม พร้อมแนบความเห็นจากแพทย์ประจำตัวหากมี เพื่อให้ทุกคนเริ่มการหารือจากข้อเท็จจริงชุดเดียวกัน แทนที่จะถกเถียงกันด้วยความทรงจำหรือการรับรู้ที่ต่างกัน

หัวข้อเรื่องเงินและการดูแลพ่อแม่มักมาพร้อมอารมณ์ความรู้สึก เช่น ความรู้สึกผิดของคนที่ดูแลน้อยกว่า หรือความน้อยใจของคนที่รู้สึกว่าแบกภาระมากกว่าคนอื่นมาตลอด เช็กลิสต์นี้จึงควรรวมการเตือนตัวเองให้แยกประเด็นอารมณ์ออกจากประเด็นตัวเลขให้ชัดเจนที่สุดเท่าที่จะทำได้

หากคาดว่าจะมีอารมณ์รุนแรงเกิดขึ้นระหว่างประชุม ควรเตรียมพักการประชุมเป็นช่วงสั้น ๆ ไว้ล่วงหน้า เพื่อให้ทุกฝ่ายมีเวลาตั้งสติก่อนกลับมาหารือต่อ แทนการฝืนคุยต่อในขณะที่อารมณ์กำลังพลุ่งพล่าน