ผู้ดูแลหลักมักคุ้นเคยกับกิจวัตรของผู้สูงอายุจนลืมไปว่ารายละเอียดเล็ก ๆ ที่ทำเป็นอัตโนมัติทุกวันนั้น คนอื่นไม่รู้เลย เช่น ต้องกินยาก่อนหรือหลังอาหารกี่นาที ต้องนั่งพักกี่นาทีก่อนลุกจากเตียงเพราะเสี่ยงหน้ามืด หรือชอบให้เปิดพัดลมข้างเตียงตอนกลางคืน การบอกปากเปล่าแบบรีบ ๆ ก่อนออกจากบ้านมักตกหล่นรายละเอียดเหล่านี้ไปโดยไม่รู้ตัว

การเขียนข้อมูลไว้เป็นลายลักษณ์อักษรแม้จะดูเป็นงานเพิ่ม แต่ช่วยลดความเสี่ยงพลาดได้มาก โดยเฉพาะกรณีฉุกเฉินที่ผู้ดูแลสำรองต้องตัดสินใจเร็วโดยไม่มีเวลาโทรถามผู้ดูแลหลัก เอกสารนี้ไม่จำเป็นต้องยาว ขอเพียงครบและอ่านแล้วเข้าใจได้ในไม่กี่นาที

การใช้ยาหลายชนิดพร้อมกันหรือ polypharmacy เป็นเรื่องปกติในผู้สูงอายุที่มีหลายโรคร่วม การส่งต่อข้อมูลยาให้ผู้ดูแลสำรองจึงไม่ควรหยุดแค่ชี้กล่องยาแล้วบอกว่า “กินตามนี้” เพราะผู้ดูแลสำรองอาจไม่รู้ว่ายาชนิดไหนกินพร้อมมื้ออาหาร ชนิดไหนต้องกินตอนท้องว่าง หรือถ้าลืมกินควรทำอย่างไร

รายการยาที่ส่งต่อควรมีชื่อยา เวลาที่กิน ความสัมพันธ์กับมื้ออาหาร และอาการที่เคยเกิดขึ้นหลังกินยาบางชนิด เช่น ง่วงมากผิดปกติหรือเวียนศีรษะ เพื่อให้ผู้ดูแลสำรองสังเกตอาการผิดปกติได้ทัน แต่ผู้ดูแลสำรองไม่ควรตัดสินใจปรับ หยุด หรือเพิ่มยาเองไม่ว่ากรณีใด หากสงสัยเรื่องยาให้ติดต่อผู้ดูแลหลักหรือเภสัชกรก่อนเสมอ

การเปลี่ยนคนดูแลแม้ชั่วคราว อาจทำให้ผู้สูงอายุรู้สึกไม่มั่นคงได้ โดยเฉพาะคนที่มีความจำถดถอยหรือเคยมีประสบการณ์ถูกทิ้งไว้คนเดียวมาก่อน ควรบอกผู้สูงอายุล่วงหน้าว่าใครจะมาดูแลแทน ทำไมผู้ดูแลหลักต้องไป และจะกลับมาเมื่อไร ใช้ประโยคสั้นและชัดเจน หลีกเลี่ยงการแจ้งกะทันหันในนาทีสุดท้าย

หากเป็นไปได้ ควรให้ผู้ดูแลสำรองมาทำความรู้จักผู้สูงอายุล่วงหน้าอย่างน้อยหนึ่งครั้งก่อนวันจริง โดยเฉพาะเมื่อเป็นคนที่ผู้สูงอายุไม่คุ้นเคย การให้ทั้งสองฝ่ายได้เจอกันขณะที่ผู้ดูแลหลักยังอยู่ด้วย ช่วยลดความวิตกกังวลได้มากกว่าการปล่อยให้เจอกันครั้งแรกในวันที่ต้องอยู่ด้วยกันตามลำพังทันที

การส่งต่อการดูแลที่ครบถ้วนต้องคิดถึงสถานการณ์ที่ไม่เป็นไปตามแผนด้วย เช่น ผู้สูงอายุหกล้ม มีไข้กะทันหัน หรือผู้ดูแลสำรองเองมีเหตุฉุกเฉินจนต้องออกจากบ้านกลางคัน ควรเตรียมเบอร์ติดต่อผู้ดูแลหลัก เบอร์ญาติสำรองอีกคน และที่อยู่โรงพยาบาลที่ใกล้ที่สุดไว้ในที่เดียวกับข้อมูลยา

ควรตกลงล่วงหน้าว่ากรณีใดที่ผู้ดูแลสำรองโทรหาผู้ดูแลหลักได้ทันทีโดยไม่ต้องรอ และกรณีใดที่ต้องโทร 1669 หรือพาไปห้องฉุกเฉินก่อนโดยไม่ต้องรอติดต่อใครเลย การตกลงไว้ล่วงหน้าช่วยให้ผู้ดูแลสำรองตัดสินใจได้เร็วขึ้นในสถานการณ์จริง แทนที่จะลังเลเสียเวลาช่วงที่สำคัญที่สุด