เมื่อผู้สูงอายุพบแพทย์หลายท่านจากหลายโรงพยาบาล ความเสี่ยงหลักไม่ใช่แค่เรื่องตารางเวลาซ้อนกัน แต่รวมถึงข้อมูลสุขภาพที่กระจัดกระจาย แพทย์แต่ละท่านอาจไม่เห็นภาพรวมของยาและผลตรวจจากที่อื่น ทำให้ประเมินความเสี่ยงจากยาซ้ำกลุ่มหรือการใช้ยาหลายชนิดพร้อมกัน (polypharmacy) ได้ไม่ครบถ้วน

อีกความเสี่ยงหนึ่งคือความเหนื่อยล้าของผู้สูงอายุเองและผู้ดูแล การเดินทางไปหลายโรงพยาบาลในเวลาใกล้กันโดยไม่วางแผนดี อาจทำให้ผู้สูงอายุเหนื่อยเกินไปจนกระทบต่อการฟื้นตัวจากโรคที่กำลังรักษาอยู่

ปฏิทินกลางคือที่เดียวที่รวมวันเวลาของทุกนัดไว้ด้วยกัน ไม่ว่าจะเป็นนัดที่โรงพยาบาลไหน เพื่อให้เห็นภาพรวมทั้งเดือนและป้องกันนัดซ้อนกัน ส่วนแฟ้มเอกสารแยกตามที่นัดคือการเก็บผลตรวจ ใบสั่งยา และเอกสารส่งต่อของแต่ละโรงพยาบาลไว้เป็นชุดของตัวเอง เพื่อไม่ให้เอกสารปนกันจนหาไม่เจอตอนถึงเวลาใช้จริง

การมีทั้งสองระบบพร้อมกันช่วยแก้ปัญหาคนละมุม ปฏิทินกลางแก้ปัญหาเรื่องเวลา ส่วนแฟ้มแยกตามที่นัดแก้ปัญหาเรื่องเอกสาร หากมีเพียงอย่างใดอย่างหนึ่ง มักจะยังเจอปัญหาอีกด้านอยู่ดี

หากในหนึ่งเดือนที่ผ่านมามีการพลาดนัดหรือไปถึงผิดเวลามากกว่าหนึ่งครั้ง หรือมีการนำเอกสารผลตรวจจากที่หนึ่งไปให้อีกที่หนึ่งดูไม่ทันเพราะหาไม่เจอ ถือเป็นสัญญาณว่าระบบเดิมเริ่มไม่พอสำหรับจำนวนนัดที่มี ควรปรับมาใช้ปฏิทินกลางและแฟ้มแยกตามที่นัดอย่างจริงจังมากขึ้น

อีกสัญญาณหนึ่งคือผู้ดูแลเริ่มรู้สึกว่าจำไม่ได้ว่านัดไหนเป็นนัดอะไร ต้องเปิดโทรศัพท์หรือถามคนอื่นทุกครั้ง หากถึงจุดนี้ ควรใช้ระบบที่เป็นลายลักษณ์อักษรแทนการพึ่งความจำของคนใดคนหนึ่ง