เมื่อไม่มีการแบ่งหน้าที่ชัดเจน มักเกิดสถานการณ์ที่ไม่มีใครรับผิดชอบการนัดหมายจริงจัง ทำให้พลาดนัดหรือจำวันนัดผิดพลาด

ข้อมูลยาและอาการที่กระจัดกระจายอยู่กับแต่ละคนโดยไม่มีการรวมศูนย์ ทำให้เมื่อแพทย์ถามประวัติการใช้ยาหลายชนิด (polypharmacy) คนที่พาไปในวันนั้นอาจตอบได้ไม่ครบถ้วน

การที่ผู้สูงอายุต้องเล่าอาการหรือประวัติซ้ำ ๆ กับผู้ดูแลแต่ละคนที่ผลัดกันมา อาจสร้างความเหนื่อยล้าและความรู้สึกไม่มั่นคงให้กับผู้สูงอายุเอง

ปัญหานี้ยิ่งซับซ้อนขึ้นเมื่อผู้สูงอายุมีนัดหมายกับแพทย์หลายท่านในหลายแผนก เพราะแต่ละคนที่ผลัดกันพาไปอาจไม่ทราบว่าแพทย์ท่านอื่นเคยให้คำแนะนำอะไรไว้บ้าง ทำให้เกิดคำแนะนำที่ขัดแย้งกันโดยไม่มีใครรู้ตัว

ความไม่ชัดเจนเรื่องหน้าที่ยังอาจนำไปสู่ความรู้สึกไม่เป็นธรรมระหว่างพี่น้อง เช่น คนหนึ่งรู้สึกว่าต้องแบกภาระพาไปพบแพทย์บ่อยกว่าคนอื่นโดยไม่มีการตกลงล่วงหน้า การพูดคุยแบ่งหน้าที่อย่างเปิดเผยตั้งแต่ต้นช่วยลดความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นในระยะยาวได้

หน้าที่แรกคือผู้ประสานงานนัดหมาย ทำหน้าที่จดวันนัดทั้งหมดไว้ในปฏิทินกลางที่ทุกคนเห็น และแจ้งเตือนล่วงหน้าก่อนถึงวันนัด

หน้าที่ที่สองคือผู้เก็บข้อมูลกลาง ทำหน้าที่รวบรวมรายชื่อยา อาการล่าสุด และคำแนะนำจากแพทย์ครั้งก่อนไว้ในที่เดียว ให้คนที่พาไปครั้งถัดไปอ่านทบทวนได้ก่อนถึงวันนัด

หน้าที่ที่สามคือผู้พาไปในแต่ละครั้ง ซึ่งอาจสลับกันได้ตามความสะดวก แต่ต้องอ่านข้อมูลจากผู้เก็บข้อมูลกลางก่อนเสมอ และรายงานผลกลับมาหลังพบแพทย์ทุกครั้ง หากไม่มีสมาชิกครอบครัวคนใดว่างในบางนัด ควรพิจารณาทางเลือกสำรองไว้ล่วงหน้า เช่น ผู้ดูแลตามบ้าน ญาติที่ไม่ได้อยู่ในระบบผลัดหลัก หรือบริการรถรับส่งของโรงพยาบาล และมอบข้อมูลกลางให้ผู้ที่พาไปแทนอ่านล่วงหน้าเช่นเดียวกับสมาชิกในระบบผลัดปกติ

ควรมีช่องทางสั้น ๆ สำหรับส่งต่อสรุปผลหลังพบแพทย์ เช่น ข้อความในกลุ่มแชทเฉพาะครอบครัวที่ดูแล เพื่อให้ทุกคนรู้ความคืบหน้าแม้จะไม่ได้ไปด้วยในวันนั้น

ควรระบุชัดเจนว่าใครเป็นผู้ตัดสินใจหลักในกรณีที่แพทย์ต้องการความเห็นเร่งด่วน เช่น การปรับยาหรือการนัดตรวจเพิ่มเติม เพื่อไม่ให้เสียเวลาติดต่อหลายคนพร้อมกัน

หากผู้สูงอายุมีผลกระทบต่อกิจวัตรประจำวัน (ADL) ที่เปลี่ยนไปจากการพบแพทย์ครั้งล่าสุด ควรแจ้งให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องรู้ทันที ไม่ใช่รอจนถึงรอบผลัดของตัวเอง