สัญญาณที่พบบ่อยคือการยกหัวข้อเดิมขึ้นมาคุยซ้ำในการประชุมครั้งถัดไป ทั้งที่เคยคุยไปแล้ว เพราะไม่มีการบันทึกข้อสรุปเป็นลายลักษณ์อักษรตั้งแต่ครั้งก่อน อีกสัญญาณคือมีคนในที่ประชุมเงียบตลอดเวลาแล้วไม่เห็นด้วยกับผลลัพธ์ในภายหลัง

หลายครั้งการประชุมล้มเหลวเพราะแต่ละคนมีข้อมูลไม่ตรงกัน เช่น บางคนไม่รู้ว่าพ่อแม่ทำกิจวัตรประจำวันเองได้แค่ไหนแล้ว บางคนไม่รู้ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง ทำให้การถกเถียงตั้งอยู่บนสมมติฐานที่ต่างกันโดยไม่มีใครรู้ตัว

ในหลายครอบครัว คนที่พูดเสียงดังหรือมีบุคลิกแข็งกร้าวมักได้เป็นผู้ตัดสินใจโดยปริยาย ไม่ใช่เพราะความเห็นนั้นดีที่สุด แต่เพราะคนอื่นเลือกที่จะไม่ขัดแย้งต่อ ความไม่สมดุลนี้ทำให้ข้อตกลงดูเหมือนสำเร็จแต่จริง ๆ มีความไม่พอใจซ่อนอยู่ ซึ่งจะปะทุอีกครั้งในภายหลัง

บางครั้งการประชุมไม่ได้ข้อสรุปเพราะข้อมูลที่ใช้คุยล้าสมัยไปแล้ว เช่น ผู้สูงอายุมีภาวะเปราะบาง (frailty) เพิ่มขึ้นเร็วกว่าที่ครอบครัวรับรู้ ทำให้แผนที่คุยกันไว้ไม่สอดคล้องกับความต้องการจริงในปัจจุบัน การอัปเดตข้อมูลสุขภาพก่อนทุกครั้งที่ประชุมจึงสำคัญมาก

อีกสาเหตุที่พบบ่อยคือแต่ละคนมีความคาดหวังต่อบทบาทของตัวเองและของคนอื่นไม่ตรงกัน เช่น ลูกคนหนึ่งคิดว่าตัวเองแค่ช่วยเรื่องการเงิน แต่พี่น้องคนอื่นคาดหวังให้ช่วยดูแลด้วย ความคาดหวังที่ไม่ตรงกันนี้มักไม่ถูกพูดออกมาตรง ๆ จนกลายเป็นความไม่พอใจสะสมที่ทำให้การประชุมครั้งต่อไปเริ่มต้นด้วยบรรยากาศตึงเครียด

การพูดคุยเรื่องบทบาทและความคาดหวังอย่างตรงไปตรงมาตั้งแต่ต้น แม้จะรู้สึกอึดอัดในตอนแรก ช่วยป้องกันความเข้าใจผิดที่บานปลายในภายหลังได้มาก

บางครอบครัวลองปรับโครงสร้างการประชุมตามคำแนะนำทั่วไปแล้ว แต่ยังคงวนซ้ำไม่ได้ข้อสรุป สาเหตุมักซ่อนอยู่ลึกกว่าที่คิด เช่น มีความขัดแย้งเก่าระหว่างพี่น้องที่ไม่เกี่ยวกับการดูแลผู้สูงอายุโดยตรง แต่ถูกดึงเข้ามาปนในทุกการประชุมโดยไม่รู้ตัว การแยกประเด็นความสัมพันธ์เก่ากับประเด็นการดูแลปัจจุบันออกจากกันอย่างชัดเจน อาจต้องอาศัยคนกลางที่ไม่ใช่สมาชิกในครอบครัวเพื่อช่วยชี้ให้เห็นรูปแบบที่ซ้ำเดิม

การยอมรับว่าปัญหาการประชุมไม่จบอาจไม่ใช่เรื่องเทคนิคการจัดประชุมเพียงอย่างเดียว แต่เป็นเรื่องความสัมพันธ์ที่ลึกกว่านั้น เป็นก้าวแรกที่สำคัญในการหาทางออกที่ตรงจุดมากขึ้น แทนการปรับแค่รูปแบบการประชุมซ้ำไปเรื่อย ๆ โดยไม่ได้ผล ความกล้าที่จะเผชิญหน้ากับต้นตอที่แท้จริงมักให้ผลลัพธ์ที่ยั่งยืนกว่าการหลีกเลี่ยงต่อไป