งานเอกสารหลังการเสียชีวิตมีลักษณะเป็นห่วงโซ่ กล่าวคือหลายเรื่องต้องมีใบมรณบัตรเป็นเอกสารตั้งต้นก่อนจึงจะไปทำเรื่องถัดไปได้ หากครอบครัวเริ่มจากเรื่องปลายทาง เช่น พยายามแจ้งยุติสิทธิสวัสดิการก่อนที่จะแจ้งตายเสร็จสมบูรณ์ อาจถูกหน่วยงานปฏิเสธเพราะเอกสารไม่ครบ ทำให้ต้องเสียเวลาเดินทางซ้ำ

การมีเช็กลิสต์ที่เรียงลำดับไว้ล่วงหน้าจึงช่วยประหยัดเวลาและพลังใจของครอบครัวที่กำลังอยู่ในช่วงโศกเศร้า ไม่ต้องมานั่งคิดทีละขั้นว่าต่อไปต้องทำอะไร

งานบางอย่าง เช่น การแจ้งตาย มีกรอบเวลาที่กฎหมายกำหนดไว้ชัดเจนและควรรีบทำก่อน ในขณะที่งานบางอย่าง เช่น การแจ้งเปลี่ยนเจ้าบ้าน อาจไม่มีความจำเป็นเร่งด่วนหากครอบครัวยังไม่มีแผนใช้ทะเบียนบ้านติดต่อราชการเรื่องใดในเร็ว ๆ นี้ การแยกแยะสองกลุ่มนี้ช่วยลดความเครียดจากการรู้สึกว่าต้องรีบทำทุกอย่างพร้อมกัน

เช็กลิสต์นี้จึงจัดกลุ่มรายการตามลำดับความสำคัญ เพื่อให้ครอบครัวโฟกัสกับสิ่งที่จำเป็นก่อน แล้วค่อยทยอยจัดการส่วนที่เหลือเมื่อมีเวลาและกำลังใจมากขึ้น

ในครอบครัวที่มีสมาชิกหลายคน การมอบหมายให้แต่ละคนรับผิดชอบแต่ละรายการอย่างชัดเจนจะช่วยลดความสับสนและป้องกันการทำงานซ้ำซ้อนหรือมีบางรายการที่ไม่มีใครทำเลยเพราะต่างคนต่างคิดว่าอีกคนทำแล้ว การเขียนชื่อผู้รับผิดชอบกำกับไว้ข้างแต่ละรายการในเช็กลิสต์จะช่วยได้มาก

หากมีผู้สูงอายุอีกคนอาศัยอยู่ในบ้านเดียวกัน เช่น คู่สมรสของผู้เสียชีวิต ควรพิจารณาว่าท่านมีกำลังกายกำลังใจพอจะเดินทางไปติดต่อราชการเองหรือไม่ หากไม่พร้อม ควรให้ลูกหลานเป็นผู้ดำเนินการแทนเพื่อไม่ให้ท่านต้องเผชิญความเครียดเพิ่มเติม

ระหว่างดำเนินการตามเช็กลิสต์ ครอบครัวจะได้รับเอกสารใหม่หลายชิ้น เช่น ใบมรณบัตร ทะเบียนบ้านฉบับปรับปรุง หนังสือรับรองจากหน่วยงานต่าง ๆ ควรจัดเก็บเอกสารเหล่านี้ไว้ในแฟ้มเดียวกันตั้งแต่ต้น เพราะจะต้องใช้อ้างอิงซ้ำในหลายขั้นตอนถัดไป รวมถึงอาจใช้ในกระบวนการจัดการมรดกในภายหลังด้วย

การถ่ายสำเนาเอกสารสำคัญไว้หลายชุดตั้งแต่ต้น จะช่วยลดการต้องเดินทางไปขอคัดสำเนาซ้ำเมื่อหน่วยงานต่าง ๆ ขอเอกสารชุดเดียวกันในเวลาไล่เลี่ยกัน นอกจากนี้ควรทำสำเนาดิจิทัลด้วยการถ่ายภาพหรือสแกนเก็บไว้ในโทรศัพท์หรืออีเมลของสมาชิกครอบครัวหลายคน เผื่อกรณีแฟ้มเอกสารตัวจริงสูญหายหรืออยู่ไกลจากผู้ที่ต้องใช้เร่งด่วน

บางครอบครัวอาจมีความเห็นไม่ตรงกันระหว่างขั้นตอนดำเนินการ เช่น บางคนอยากรีบแจ้งเปลี่ยนเจ้าบ้านทันที ในขณะที่บางคนอยากรอให้จัดการเรื่องมรดกให้เรียบร้อยก่อน การมีเช็กลิสต์กลางที่ทุกคนเห็นตรงกันตั้งแต่ต้นจะช่วยลดการโต้เถียงเรื่องลำดับความสำคัญ เพราะทุกคนเห็นภาพเดียวกันว่าอะไรควรทำก่อนอะไรควรทำทีหลัง

หากความเห็นไม่ตรงกันเกี่ยวข้องกับเรื่องทรัพย์สินหรือมรดกโดยตรง ไม่ควรพยายามตัดสินใจกันเองในครอบครัวโดยไม่มีข้อมูลรอบด้าน ควรปรึกษานักกฎหมายเพื่อให้ได้แนวทางที่เป็นธรรมกับทุกฝ่ายและลดความขัดแย้งที่อาจบานปลายในระยะยาว