สองปัจจัยสำคัญที่ควรพิจารณาคือความสามารถในการเดินทางไปสำนักทะเบียนด้วยตนเอง และความสามารถในการจดจำและดูแลเอกสารส่วนตัวของผู้สูงอายุแต่ละคน ปัจจัยทั้งสองนี้ไม่จำเป็นต้องไปด้วยกันเสมอ ผู้สูงอายุบางคนเดินทางลำบากแต่ความจำยังดี ขณะที่บางคนเดินทางคล่องแต่เริ่มมีปัญหาความจำ

การเลือกแนวทางที่ไม่สอดคล้องกับสถานการณ์จริงอาจทำให้เกิดปัญหาซ้ำ เช่น ให้ผู้สูงอายุที่มีปัญหาความจำรับผิดชอบเก็บบัตรเองทั้งหมด หรือให้ครอบครัวควบคุมทุกอย่างจนผู้สูงอายุที่ยังแข็งแรงรู้สึกไม่ได้รับความไว้วางใจ

หากครอบครัวเลือกให้ผู้สูงอายุที่เริ่มมีปัญหาความจำดูแลบัตรของตนเองต่อไปตามลำพัง อาจนำไปสู่การหาบัตรไม่พบซ้ำหลายครั้งจนกระทบความมั่นใจในการออกนอกบ้าน หรือในกรณีร้ายแรงอาจทำให้บัตรตกไปอยู่ในมือผู้ไม่หวังดีโดยไม่มีใครรู้ตัว

ในทางกลับกัน หากครอบครัวเข้าไปควบคุมการดูแลบัตรทั้งหมดของผู้สูงอายุที่ยังมีความสามารถเพียงพอ อาจทำให้ท่านรู้สึกสูญเสียความเป็นตัวของตัวเองและความมั่นใจในการจัดการชีวิตประจำวัน ซึ่งส่งผลต่อสภาพจิตใจในระยะยาวได้เช่นกัน

ควรเริ่มบทสนทนาด้วยความเข้าใจ ไม่ใช่การแจ้งตัดสินใจที่ทำไว้แล้ว เช่น ถามผู้สูงอายุว่ารู้สึกสะดวกหรือกังวลเรื่องการดูแลบัตรของตนเองอย่างไร แล้วจึงร่วมกันหาแนวทางที่ทั้งสองฝ่ายสบายใจ แทนการยัดเยียดแนวทางใดแนวทางหนึ่งโดยไม่ฟังความเห็นของท่าน

ครอบครัวที่มีผู้ดูแลหลายคนผลัดเปลี่ยนกันดูแลผู้สูงอายุ เช่น ลูกหลายคนสลับกันมาอยู่ด้วยคนละช่วง ควรตกลงกันชัดเจนว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบหลักเรื่องบัตรประชาชนในแต่ละช่วงเวลา และมีการส่งต่อข้อมูลระหว่างกันอย่างไรเมื่อเปลี่ยนกะดูแล เพื่อไม่ให้เกิดช่องว่างที่ไม่มีใครรู้ว่าบัตรอยู่กับใครหรือใครเป็นคนพาไปต่อบัตรครั้งล่าสุด

การเขียนบันทึกส่งต่อสั้น ๆ ทุกครั้งที่เปลี่ยนผู้ดูแลหลัก เช่น ระบุว่าบัตรอยู่ที่ใคร วันหมดอายุคือเมื่อใด และมีนัดหมายที่เกี่ยวข้องหรือไม่ ช่วยลดความสับสนและป้องกันการปล่อยให้บัตรหมดอายุโดยไม่มีใครรับผิดชอบ โดยเฉพาะในครอบครัวที่ผู้ดูแลหลักอาศัยอยู่คนละจังหวัดและไม่ได้เจอหน้ากันบ่อย

แม้จะมอบหมายผู้ประสานงานหลักไว้แล้ว ครอบครัวควรมีแผนสำรองว่าจะทำอย่างไรหากผู้ประสานงานหลักป่วยหรือไม่สะดวกในวันที่ต้องพาผู้สูงอายุไปติดต่อราชการกะทันหัน เพื่อไม่ให้เรื่องสำคัญล่าช้าออกไปโดยไม่จำเป็น

การกำหนดผู้ประสานงานสำรองไว้อย่างน้อยหนึ่งคนและแจ้งรายละเอียดที่จำเป็น เช่น วันหมดอายุบัตรและเอกสารที่ต้องเตรียม ให้ทราบล่วงหน้า ช่วยให้ครอบครัวรับมือกับสถานการณ์ไม่คาดคิดได้ดีขึ้น