ผู้สูงอายุมักมีโรคร่วมหลายโรคพร้อมกัน (multicomplexity) และพบแพทย์หลายท่านในหลายแผนก การมีข้อมูลที่ครบถ้วนและสอดคล้องกันช่วยลดความเสี่ยงที่แพทย์แต่ละท่านจะสั่งยาซ้ำซ้อนหรือเกิดปฏิกิริยาระหว่างยาจากการใช้ยาหลายชนิด (polypharmacy) โดยไม่รู้ตัว

เวลาตรวจที่มีจำกัดในแต่ละครั้งทำให้การเตรียมคำถามและข้อมูลล่วงหน้ามีความสำคัญมาก ผู้สูงอายุหรือผู้ดูแลที่เตรียมตัวมาดีจะได้รับคำตอบและคำแนะนำที่ตรงประเด็นมากกว่าการไปถึงแล้วค่อยนึกคำถาม

แฟ้มกระดาษใช้งานง่าย ไม่ต้องชาร์จแบตเตอรี่ และผู้สูงอายุส่วนใหญ่คุ้นเคยกับการหยิบดู แต่มีความเสี่ยงสูญหายหรือลืมพกติดตัว และแก้ไขข้อมูลได้ไม่สะดวกเท่าระบบดิจิทัล

แอปมือถือหรือระบบบันทึกออนไลน์ช่วยให้ผู้ดูแลหลายคนอัปเดตและเข้าถึงข้อมูลพร้อมกันได้ทุกที่ทุกเวลา เหมาะกับครอบครัวที่มีลูกหลานช่วยดูแลจากหลายพื้นที่ แต่ต้องการอินเทอร์เน็ตและอาจไม่สะดวกสำหรับผู้สูงอายุที่ไม่ถนัดเทคโนโลยี

บัตรพกพาขนาดเล็กที่สรุปข้อมูลฉุกเฉิน เช่น โรคประจำตัว ยาที่แพ้ และเบอร์ติดต่อญาติ เป็นทางเลือกเสริมที่มีประโยชน์มาก ควรพกติดตัวตลอดเวลาแม้จะมีแฟ้มหรือแอปหลักอยู่แล้ว เพราะในสถานการณ์ฉุกเฉินอาจไม่มีเวลาเปิดแอปหรือหาแฟ้ม

รายชื่อยาทั้งหมดที่กินประจำรวมถึงอาหารเสริมและสมุนไพร ประวัติแพ้ยา ผลตรวจและการวินิจฉัยจากแพทย์ท่านอื่นที่เคยพบ อาการที่สังเกตเห็นตั้งแต่นัดครั้งก่อน และคำถามที่ต้องการถามแพทย์ในครั้งนี้ ควรจัดเรียงให้เป็นระบบเพื่อให้แพทย์ดูได้รวดเร็ว

ควรเตรียมข้อมูลความสามารถในการทำกิจวัตรประจำวัน (ADL) และกิจกรรมที่ซับซ้อนกว่า (IADL) ไปด้วย เพราะแพทย์ผู้สูงอายุมักใช้ข้อมูลนี้ประกอบการประเมินภาพรวมสุขภาพ ไม่ใช่ดูเฉพาะอาการหรือโรคที่มาปรึกษาในวันนั้นเพียงอย่างเดียว

แม้ผู้ดูแลจะเป็นคนจัดการข้อมูลส่วนใหญ่ แต่ควรให้ผู้สูงอายุมีส่วนร่วมเล่าอาการและความกังวลของตนเองด้วยตนเองเท่าที่ทำได้ เพื่อรักษาศักดิ์ศรีและความรู้สึกเป็นเจ้าของการดูแลสุขภาพตนเอง ไม่ใช่ให้ผู้ดูแลพูดแทนทั้งหมดโดยไม่ถามความเห็นผู้สูงอายุก่อน

หากผู้สูงอายุมีภาวะสมองเสื่อมหรือสื่อสารลำบาก ผู้ดูแลอาจต้องเตรียมข้อมูลแทนเป็นส่วนใหญ่ แต่ก็ควรพูดคุยกับผู้สูงอายุด้วยน้ำเสียงให้เกียรติต่อหน้าแพทย์เสมอ ไม่พูดถึงผู้สูงอายุราวกับไม่มีตัวตนอยู่ในห้องตรวจ

ผู้สูงอายุจำนวนมากอาจต้องเปลี่ยนแพทย์หรือย้ายสถานพยาบาลด้วยเหตุผลต่าง ๆ เช่น ย้ายที่อยู่ไปอยู่กับลูกหลาน หรือแพทย์ประจำตัวเกษียณอายุ การมีระบบข้อมูลที่จัดเก็บอย่างเป็นระบบและพกพาได้ง่าย จะช่วยให้แพทย์คนใหม่เข้าใจประวัติสุขภาพได้รวดเร็วโดยไม่ต้องเริ่มต้นซักประวัติใหม่ทั้งหมด ซึ่งอาจใช้เวลานานและเสี่ยงต่อการตกหล่นข้อมูลสำคัญ

หากใช้ระบบดิจิทัล ควรตรวจสอบว่าสามารถส่งออกข้อมูลเป็นไฟล์หรือพิมพ์เป็นเอกสารได้ เพราะสถานพยาบาลบางแห่งอาจยังไม่รองรับการเชื่อมต่อระบบอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างกัน การมีสำเนากระดาษสำรองไว้เสมอจึงเป็นแนวทางที่ปลอดภัยกว่าการพึ่งพาระบบดิจิทัลเพียงอย่างเดียว