เตรียมรายการยาที่ผู้สูงอายุใช้อยู่ปัจจุบันทั้งหมด รวมถึงโรคประจำตัวและประวัติการรักษาที่สำคัญ ข้อมูลนี้สำคัญมากหากผู้สูงอายุมีการใช้ยาหลายชนิดร่วมกันหรือ polypharmacy เพราะช่วยให้หน่วยงานที่รับเรื่องประเมินความเสี่ยงได้แม่นยำขึ้น

เตรียมข้อมูลว่าผู้สูงอายุสามารถทำกิจวัตรประจำวันพื้นฐานหรือ ADL อะไรได้ด้วยตัวเองบ้าง เช่น กินข้าว อาบน้ำ เข้าห้องน้ำ และสิ่งไหนที่ต้องการความช่วยเหลือ ข้อมูลนี้ช่วยให้หน่วยงานประเมินระดับความช่วยเหลือที่เหมาะสมได้ตรงจุด

เตรียมข้อมูลคร่าว ๆ ว่าครอบครัวมีงบประมาณสำหรับค่าใช้จ่ายดูแลผู้สูงอายุเท่าไรต่อเดือน เพื่อให้หน่วยงานแนะนำทางเลือกความช่วยเหลือที่สอดคล้องกับกำลังของครอบครัว ไม่ว่าจะเป็นสวัสดิการฟรีหรือบริการที่มีค่าใช้จ่าย

เตรียมข้อมูลว่าใครในครอบครัวมีเวลาว่างช่วงไหนบ้างที่พอดูแลผู้สูงอายุได้ เพื่อให้หน่วยงานช่วยแนะนำบริการเสริมในช่วงเวลาที่ครอบครัวไม่สามารถดูแลเองได้ เช่น บริการเยี่ยมบ้านในช่วงเวลาทำงาน

นอกจากข้อมูลสี่กลุ่มหลัก บางหน่วยงานอาจขอเอกสารประกอบเพิ่มเติมเพื่อยืนยันตัวตนหรือประเมินสิทธิที่เกี่ยวข้อง การเตรียมเอกสารเหล่านี้ไว้ล่วงหน้าช่วยลดจำนวนครั้งที่ต้องเดินทางไปติดต่อซ้ำ

เอกสารที่ควรเตรียมสำเนาไว้ ได้แก่ บัตรประชาชนของผู้สูงอายุ ทะเบียนบ้าน บัตรประจำตัวผู้พิการหากมี และเอกสารสิทธิการรักษาพยาบาล เช่น บัตรทอง ประกันสังคม หรือสิทธิข้าราชการ ควรเก็บสำเนาไว้มากกว่าหนึ่งชุดในกรณีที่ต้องยื่นให้หลายหน่วยงาน

ครอบครัวจำนวนมากมักติดต่อขอความช่วยเหลือในช่วงเวลาที่กำลังเครียดหรือเหนื่อยล้าอยู่แล้ว การต้องนึกข้อมูลสำคัญกะทันหันในสถานการณ์เช่นนี้อาจทำให้ลืมรายละเอียดที่จำเป็นหรืออธิบายสถานการณ์ได้ไม่ครบถ้วน ซึ่งอาจทำให้ได้รับคำแนะนำที่ไม่ตรงกับความต้องการที่แท้จริง

การเตรียมข้อมูลไว้ล่วงหน้าตั้งแต่ตอนที่ยังไม่เร่งด่วน จึงเป็นการลงทุนเวลาเล็กน้อยที่ช่วยประหยัดเวลาและลดความเครียดได้มากในวันที่ต้องการความช่วยเหลือจริง ๆ

ในครอบครัวที่มีผู้ดูแลหลายคนผลัดกันดูแลผู้สูงอายุ ความเสี่ยงคือแต่ละคนอาจมีข้อมูลคนละเวอร์ชันหรือคนละช่วงเวลา ทำให้เมื่อต้องติดต่อขอความช่วยเหลือ ข้อมูลที่ให้ไปอาจไม่ตรงกันหรือไม่เป็นปัจจุบัน ซึ่งอาจทำให้หน่วยงานที่รับเรื่องสับสนหรือประเมินสถานการณ์ผิดพลาดได้

การกำหนดให้มีเจ้าของข้อมูลชุดนี้เพียงคนเดียวหรือระบบกลางที่ทุกคนแก้ไขร่วมกันได้ จึงช่วยลดความเสี่ยงจากความไม่ตรงกันของข้อมูล และทำให้เมื่อถึงเวลาต้องติดต่อขอความช่วยเหลือจริง ไม่ว่าจะเป็นใครในครอบครัวที่ติดต่อไป ก็สามารถให้ข้อมูลชุดเดียวกันที่ถูกต้องตรงกันได้เสมอ

ควรกำหนดวันที่ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลร่วมกันเป็นระยะ เช่น ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงยาหรือทุกสามเดือน เพื่อไม่ให้ข้อมูลชุดกลางล้าสมัยจนกลายเป็นข้อมูลที่ผิดพลาดโดยไม่มีใครรู้ตัว