ตรวจสอบว่าท่านต้องการความช่วยเหลือในกิจวัตรประจำวันพื้นฐานหรือ ADL มากแค่ไหน เช่น อาบน้ำ แต่งตัว หรือรับประทานอาหาร และกิจกรรมเสริมอย่าง IADL เช่น ทำอาหาร จัดการยา หรือเดินทางไปพบแพทย์ การระบุความต้องการที่ชัดเจนช่วยกำหนดว่าต้องการผู้ดูแลแบบเต็มเวลา บางช่วงเวลา หรือเฉพาะบางกิจกรรมเท่านั้น

นอกจากประเมินความสามารถทำ ADL และ IADL แล้ว ควรพิจารณาด้วยว่าท่านมีภาวะสุขภาพเฉพาะที่ต้องการทักษะการดูแลพิเศษหรือไม่ เช่น การดูแลแผลกดทับ การช่วยพลิกตัวสำหรับผู้ที่เคลื่อนไหวได้จำกัด หรือการจัดการอาการของภาวะสมองเสื่อมระยะเริ่มต้น หากมีความต้องการเฉพาะทางเหล่านี้ ควรระบุให้ชัดเจนตั้งแต่ขั้นตอนเตรียมข้อมูล เพราะจะช่วยให้การคัดเลือกผู้ดูแลตรงกับทักษะที่จำเป็นจริง แทนการจ้างผู้ดูแลทั่วไปแล้วพบภายหลังว่าไม่สามารถรับมือกับความต้องการเฉพาะของท่านได้

ตรวจสอบงบประมาณที่ครอบครัวรับไหวในระยะยาว เปรียบเทียบรูปแบบการจ้าง เช่น จ้างผ่านเอเจนซี่ที่มีการตรวจสอบประวัติและฝึกอบรม หรือจ้างโดยตรง ซึ่งแต่ละแบบมีข้อดีข้อเสียต่างกันในแง่ความน่าเชื่อถือและค่าใช้จ่าย ควรสอบถามสิทธิประโยชน์ที่อาจช่วยลดภาระค่าใช้จ่ายด้วย เช่น บริการดูแลระยะยาวที่เชื่อมโยงกับสิทธิหลักประกันสุขภาพในบางพื้นที่

ควรวางแผนงบประมาณโดยคิดถึงค่าใช้จ่ายระยะยาวไม่ใช่แค่เดือนแรก เพราะความต้องการดูแลของผู้สูงอายุมักเพิ่มขึ้นตามเวลา การตั้งงบประมาณที่ตึงเกินไปตั้งแต่แรกอาจทำให้ครอบครัวต้องเปลี่ยนแผนกะทันหันเมื่อความต้องการเปลี่ยนไป ควรพูดคุยกันในครอบครัวว่าใครจะรับผิดชอบค่าใช้จ่ายส่วนใด และเผื่อเงินสำรองสำหรับกรณีที่ต้องเพิ่มชั่วโมงการดูแลหรือเปลี่ยนเป็นผู้ดูแลที่มีทักษะเฉพาะทางมากขึ้นในอนาคต การวางแผนการเงินอย่างรอบคอบตั้งแต่ต้นช่วยลดความเครียดเรื่องเงินที่อาจกระทบความสัมพันธ์ในครอบครัวภายหลัง

พูดคุยล่วงหน้ากับท่านเรื่องขอบเขตความเป็นส่วนตัวที่ต้องการรักษาไว้ เช่น เวลาที่อยากอยู่คนเดียว พื้นที่ในบ้านที่ไม่อยากให้ผู้ดูแลเข้าถึง หรือกิจกรรมที่อยากทำเองต่อไปโดยไม่ต้องมีคนช่วย การตกลงขอบเขตเหล่านี้ล่วงหน้าช่วยลดความอึดอัดในช่วงปรับตัวแรก

ควรพิจารณาด้วยว่าท่านรู้สึกสบายใจกับเพศของผู้ดูแลแบบใดมากกว่ากัน โดยเฉพาะสำหรับกิจวัตรที่เกี่ยวข้องกับความเป็นส่วนตัวสูง เช่น การอาบน้ำหรือแต่งตัว ความชอบส่วนบุคคลในเรื่องนี้ควรได้รับการเคารพและนำมาพิจารณาตั้งแต่ขั้นตอนคัดเลือกผู้ดูแล นอกจากนี้ควรถามท่านด้วยว่าอยากให้ผู้ดูแลพูดคุยด้วยมากน้อยเพียงใด เพราะผู้สูงอายุบางท่านต้องการเพื่อนคุยระหว่างวัน ในขณะที่บางท่านต้องการความเงียบสงบมากกว่า ความเข้ากันได้ในเรื่องบุคลิกภาพเหล่านี้มีผลต่อความสำเร็จของการจ้างผู้ดูแลไม่น้อยไปกว่าทักษะการดูแลทางกายภาพ

เตรียมแผนสำรองหากผู้ดูแลที่จ้างมาไม่เหมาะสมหรือลาออกกะทันหัน รวมถึงกำหนดช่วงเวลาทบทวนความพึงพอใจของท่านอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้แน่ใจว่าการดูแลยังตอบโจทย์ความต้องการที่แท้จริงต่อเนื่อง

ควรจัดทำบันทึกข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับท่านให้ผู้ดูแลใหม่เข้าถึงได้ง่ายในกรณีที่ต้องเปลี่ยนตัวกะทันหัน เช่น รายการยาที่ใช้ประจำ เบอร์ติดต่อแพทย์ประจำตัว ประวัติการแพ้ยา และกิจวัตรประจำวันที่ท่านคุ้นเคย การมีข้อมูลเหล่านี้พร้อมอยู่แล้วช่วยให้ช่วงเปลี่ยนผ่านผู้ดูแลราบรื่นขึ้นมากและลดความเสี่ยงที่ท่านจะได้รับการดูแลที่ไม่ต่อเนื่องหรือคลาดเคลื่อนจากที่เคยเป็น ควรทบทวนและปรับปรุงบันทึกนี้ให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ โดยเฉพาะเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงยาหรือสภาพสุขภาพของท่าน

ควรกำหนดผู้รับผิดชอบหลักในครอบครัวที่จะเป็นจุดติดต่อประสานงานกับผู้ดูแลอย่างสม่ำเสมอ แทนการให้สมาชิกหลายคนสื่อสารแยกกันจนข้อมูลสับสน ผู้รับผิดชอบหลักควรเป็นคนที่ท่านไว้ใจและสามารถรับฟังทั้งความเห็นของท่านและรายงานจากผู้ดูแลได้อย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้การติดตามผลเป็นระบบและต่อเนื่องในระยะยาว