การประชุมครอบครัวที่ล้มเหลวส่วนใหญ่ไม่ได้ล้มเหลวเพราะขาดความตั้งใจ แต่ล้มเหลวเพราะขาดการเตรียมตัวและขาดการติดตามผล การแยกเช็กลิสต์เป็น 3 ช่วงช่วยให้ไม่มีขั้นตอนไหนถูกมองข้าม

ควรเตรียมข้อมูลความสามารถในการทำกิจวัตรประจำวัน (ADL) และกิจกรรมที่ซับซ้อนกว่า เช่น การจัดการเงินหรือการเดินทาง (IADL) รวมถึงรายการยาที่ใช้อยู่ปัจจุบัน เพื่อให้ทุกคนในที่ประชุมเห็นภาพสถานการณ์จริงตรงกัน

หลังประชุมควรมีการนัดติดตามผลภายใน 2-4 สัปดาห์ เพื่อตรวจสอบว่าใครทำตามที่ตกลงไว้บ้าง และมีอุปสรรคอะไรที่ต้องปรับ การไม่ติดตามผลเป็นสาเหตุหลักที่ทำให้ข้อตกลงเสื่อมสภาพและความขัดแย้งกลับมาใหม่

ความสามารถในการทำกิจวัตรประจำวัน (ADL) และกิจกรรมที่ซับซ้อนกว่า เช่น การจัดการเงินหรือการเดินทาง (IADL) ของผู้สูงอายุอาจเปลี่ยนแปลงได้เร็วกว่าที่ครอบครัวคาดคิด โดยเฉพาะในผู้ที่มีภาวะเปราะบาง (frailty) ร่วมด้วย การใช้เช็กลิสต์เดิมซ้ำโดยไม่ปรับปรุงข้อมูลอาจทำให้แผนที่ตกลงกันไม่สอดคล้องกับความต้องการจริง

จึงควรถือว่าเช็กลิสต์นี้เป็นเอกสารที่มีชีวิต ต้องทบทวนและปรับปรุงทุกครั้งที่มีการประชุมใหม่ ไม่ใช่กรอกครั้งเดียวแล้วใช้ซ้ำตลอดไปโดยไม่ปรับปรุง

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดคือใช้เช็กลิสต์ก่อนประชุมอย่างละเอียด แต่ข้ามเช็กลิสต์หลังประชุมไปเลย เพราะทุกคนรู้สึกว่าเมื่อคุยจบแล้วก็จบ ทั้งที่ในความเป็นจริง ข้อตกลงที่ไม่มีการติดตามผลมักเสื่อมสภาพภายในไม่กี่สัปดาห์ เนื่องจากแต่ละคนกลับไปมีภาระงานและความเร่งด่วนของตัวเองจนลืมสิ่งที่ตกลงไว้

อีกข้อผิดพลาดคือมอบหมายให้คนเดียวรับผิดชอบทั้งการควบคุมประชุม การจดบันทึก และการติดตามผล ซึ่งเป็นภาระที่มากเกินไปสำหรับคนคนเดียว และมักทำให้บางขั้นตอนถูกละเลยเมื่อคนนั้นมีภาระงานอื่นแทรกเข้ามา การกระจายบทบาทให้สมาชิกหลายคนช่วยกันรับผิดชอบแต่ละส่วนของเช็กลิสต์จึงช่วยให้กระบวนการยั่งยืนกว่า

ครอบครัวที่มีพี่น้องอาศัยอยู่คนละจังหวัดหรือต่างประเทศมักเจอความยากเพิ่มเติมในการทำตามเช็กลิสต์นี้ เพราะไม่สามารถตรวจสอบข้อมูลด้วยตัวเองได้ทันที วิธีที่ช่วยได้คือกำหนดให้ผู้ดูแลหลักในพื้นที่เป็นคนอัปเดตข้อมูลลงในเอกสารดิจิทัลที่ทุกคนเข้าถึงได้ แทนการรอส่งข้อมูลผ่านการโทรศัพท์เล่าให้ฟังทีละคน ซึ่งมักตกหล่นรายละเอียดสำคัญ

สำหรับการติดตามผลหลังประชุม ควรกำหนดช่องทางกลาง เช่น กลุ่มแชทครอบครัว ที่ทุกคนอัปเดตความคืบหน้าของงานที่รับผิดชอบได้ตรงกัน แทนการให้แต่ละคนรายงานแยกกันซึ่งง่ายต่อการตกหล่นและสร้างความสับสนว่าใครทำอะไรไปแล้วบ้าง การมีบันทึกกลางที่ทุกคนเข้าถึงได้ยังช่วยลดความรู้สึกว่าถูกทิ้งให้อยู่นอกวงข้อมูลสำหรับคนที่อยู่ไกล