ในช่วงเวลาที่เพิ่งสูญเสีย สมาชิกครอบครัวมักอยู่ในภาวะช็อกและตัดสินใจได้ช้าลงกว่าปกติ การต้องมานั่งคิดว่าจะโทรหาใครก่อนหลังในตอนนั้นเป็นภาระทางจิตใจที่เพิ่มเข้ามาโดยไม่จำเป็น หากมีแผนที่ตกลงกันไว้ล่วงหน้าแล้ว ผู้แจ้งข่าวเพียงทำตามลำดับที่วางไว้โดยไม่ต้องเสียเวลาคิดใหม่ทั้งหมด

การไม่มีแผนล่วงหน้ายังเสี่ยงต่อการสร้างความรู้สึกน้อยใจในครอบครัว เช่น ญาติบางคนรู้สึกว่าตัวเองถูกแจ้งข่าวช้ากว่าคนอื่นมากจนรู้สึกไม่ได้รับความสำคัญ ทั้งที่ผู้แจ้งข่าวไม่ได้ตั้งใจ การมีลำดับที่ชัดเจนช่วยลดความเข้าใจผิดประเภทนี้ได้

โดยทั่วไปควรแจ้งคู่สมรสหรือคนที่อาศัยอยู่ในบ้านเดียวกันก่อนเป็นลำดับแรก ตามด้วยลูกทุกคนในเวลาใกล้เคียงกัน หากลูกบางคนอยู่ต่างประเทศและมีความต่างของเขตเวลา อาจต้องพิจารณาว่าจะโทรทันทีแม้เป็นเวลากลางดึกของฝั่งนั้น หรือรอเวลาที่เหมาะสมกว่า ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์และสิ่งที่ครอบครัวเคยตกลงกันไว้

สำหรับญาติที่ห่างเหินหรือมีความสัมพันธ์ที่ไม่ราบรื่นกับผู้เสียชีวิตในอดีต ควรพิจารณาว่าใครในครอบครัวเป็นผู้ที่เหมาะสมที่สุดในการแจ้งข่าว อาจไม่ใช่คนสนิทที่สุดของผู้เสียชีวิตเสมอไป แต่เป็นคนที่สื่อสารกับญาติกลุ่มนั้นได้ราบรื่นที่สุด

ในหลายครอบครัวไทย มีความกดดันเรื่องเวลาที่ต้องแจ้งญาติให้ครบก่อนเริ่มพิธีกรรมทางศาสนาหรือก่อนวันที่ต้องตัดสินใจเรื่องสถานที่ประกอบพิธี การมีแผนลำดับการโทรล่วงหน้าช่วยให้ครอบครัวจัดการเรื่องนี้ได้เร็วขึ้นโดยไม่ต้องเร่งรีบจนลืมแจ้งใครไป

ควรตระหนักด้วยว่าความเกรงใจแบบไทยอาจทำให้บางคนลังเลที่จะโทรแจ้งญาติผู้ใหญ่ก่อนเวลาอันควร หรือกลัวว่าจะรบกวนหากโทรไปตอนดึก การตกลงล่วงหน้าว่ากรณีใดควรโทรทันทีไม่ว่าจะเป็นเวลาใดก็ตาม ช่วยลดความลังเลใจในช่วงเวลาวิกฤตได้มาก

ข่าวการสูญเสียแบบกะทันหันเป็นความเครียดเฉียบพลันที่ส่งผลต่อร่างกายได้จริง โดยเฉพาะในผู้สูงอายุที่มีภาวะเปราะบางหรือมีโรคหัวใจอยู่แล้ว ความเครียดรุนแรงอาจกระตุ้นให้ความดันโลหิตเปลี่ยนแปลงเร็วผิดปกติจนเสี่ยงความดันตกเมื่อเปลี่ยนท่าและหน้ามืดหกล้มได้ จึงควรมีคนอยู่เคียงข้างและให้ท่านนั่งพักก่อนแจ้งรายละเอียดที่กระทบกระเทือนใจมาก

การวางแผนแยกกลุ่มผู้รับข่าวที่มีภาวะเปราะบางออกจากรายชื่อทั่วไปจึงไม่ใช่แค่เรื่องมารยาท แต่เป็นการป้องกันความเสี่ยงทางสุขภาพที่อาจเกิดขึ้นจริงจากความเครียดเฉียบพลัน