หลายครอบครัวปล่อยให้ข้อมูลสำคัญ เช่น รายการยา ประวัติการรักษา และนัดหมายแพทย์ อยู่ในความจำของคนใดคนหนึ่งเท่านั้น เมื่อคนนั้นไม่สะดวกให้ข้อมูลกะทันหัน คนอื่นในครอบครัวจะไม่มีทางรู้เลยว่าต้องทำอะไรต่อ การมีบันทึกกลางที่อัปเดตสม่ำเสมอจึงเป็นพื้นฐานสำคัญที่สุด

การเล่าปากเปล่าเสี่ยงต่อการตกหล่นรายละเอียดสำคัญ โดยเฉพาะเรื่องขนาดยาหรือการเปลี่ยนแปลงอาการเล็กน้อยที่อาจดูไม่สำคัญตอนเล่า แต่มีความหมายทางการแพทย์ การมีบันทึกลายลักษณ์อักษรควบคู่กับการโทรศัพท์ช่วยลดความเสี่ยงนี้ได้มาก

ครอบครัวจำนวนมากพึ่งพาคนเดียวเป็นผู้ประสานงานหน้างานโดยไม่มีตัวสำรอง เมื่อคนนั้นป่วยเองหรือติดธุระฉุกเฉิน ระบบทั้งหมดจะหยุดชะงักในช่วงเวลาที่ผู้สูงอายุต้องการความช่วยเหลือมากที่สุด

เมื่อโรงพยาบาลไม่แน่ใจว่าจะติดต่อใครในครอบครัว อาจเกิดความล่าช้าในการขออนุมัติการรักษาหรือได้รับข้อมูลไม่ครบถ้วน การกำหนดผู้ติดต่อหลักที่ชัดเจนและแจ้งให้โรงพยาบาลทราบล่วงหน้าช่วยลดความสับสนนี้ได้

ความสามารถทำกิจวัตรประจำวันหรือ ADL ของผู้สูงอายุอาจเปลี่ยนแปลงได้ทีละน้อยโดยที่สมาชิกซึ่งอยู่ไกลไม่ทันสังเกต หากไม่มีการประเมินซ้ำเป็นระยะ ครอบครัวอาจไม่รู้ตัวว่าระดับการดูแลที่จำเป็นได้เปลี่ยนไปแล้วจนถึงจุดที่ต้องปรับแผน

เมื่อฝ่ายหนึ่งลงแรงกายและอีกฝ่ายรับผิดชอบค่าใช้จ่าย ความรู้สึกไม่เท่าเทียมมักสะสมหากไม่มีการพูดคุยตกลงคุณค่าของแต่ละบทบาทให้ชัดเจน ความไม่พอใจที่ไม่ถูกพูดออกมาสามารถระเบิดเป็นความขัดแย้งใหญ่ในภายหลังได้

หลายครอบครัวไม่เคยซ้อมหรือตกลงกันล่วงหน้าว่าจะทำอย่างไรเมื่อเกิดเหตุฉุกเฉินจริง เช่น ใครโทร 1669 ใครไปโรงพยาบาลก่อน ใครแจ้งคนอื่นในครอบครัว ทำให้เมื่อเกิดเหตุจริงเกิดความสับสนในจังหวะที่ต้องการความเร็วที่สุด

ความสับสนในช่วงเวลาฉุกเฉินอาจทำให้การตอบสนองล่าช้าไปหลายนาที ซึ่งในบางสถานการณ์ทางการแพทย์ ความล่าช้าระดับนี้มีความหมายต่อผลลัพธ์การรักษา การมีแผนที่ระบุบทบาทชัดเจนล่วงหน้าจึงช่วยลดความเสี่ยงจากความสับสนนี้ได้

ข้อผิดพลาดทั้งเจ็ดข้อนี้มีลักษณะร่วมกันคือเป็นสิ่งที่ดูไม่เร่งด่วนในวันธรรมดา จึงมักถูกผลักไปทำ วันหลัง เรื่อย ๆ จนกว่าจะเกิดเหตุการณ์ที่บังคับให้ต้องเผชิญปัญหาจริง ครอบครัวที่อยู่ไกลกันมีความเสี่ยงสูงกว่าครอบครัวที่อยู่ใกล้กัน เพราะไม่มีการเจอหน้ากันทุกวันที่จะช่วยเตือนให้นึกถึงเรื่องเหล่านี้โดยธรรมชาติ

อีกสาเหตุหนึ่งคือแต่ละคนในครอบครัวมักคิดว่าเป็นหน้าที่ของอีกคนที่จะจัดการเรื่องเหล่านี้ โดยเฉพาะเรื่องบันทึกข้อมูลและแผนฉุกเฉิน ทำให้สุดท้ายไม่มีใครลงมือทำจริงจนกว่าจะสายเกินไป การกำหนดผู้รับผิดชอบชัดเจนสำหรับแต่ละเรื่องจึงช่วยแก้ปัญหานี้ได้ตรงจุดกว่าการหวังว่าจะมีใครทำให้เอง

การยอมรับว่าครอบครัวเคยพลาดข้อใดข้อหนึ่งในนี้ก็ไม่ใช่เรื่องน่าอาย เพราะครอบครัวส่วนใหญ่ที่ดูแลผู้สูงอายุแบบอยู่ห่างไกลกันต่างเคยเจอความท้าทายคล้ายกัน สิ่งสำคัญกว่าคือการรับรู้แล้วปรับปรุงระบบให้ดีขึ้นตั้งแต่วันนี้ ไม่ใช่การโทษกันย้อนหลัง