สิ่งที่ครอบครัวมักเข้าใจผิดคือคิดว่าหน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่งดูแลเรื่องผู้สูงอายุทั้งหมดในที่เดียว ทำให้เมื่อไปติดต่อแล้วพบว่าเรื่องของตนไม่อยู่ในความรับผิดชอบ ต้องเริ่มต้นหาข้อมูลใหม่อีกครั้ง ในความเป็นจริง สิทธิและสวัสดิการผู้สูงอายุแบ่งความรับผิดชอบตามประเภท เช่น กรมกิจการผู้สูงอายุดูแลสวัสดิการและการคุ้มครองสิทธิผู้สูงอายุโดยรวม สำนักงานหลักประกันสุขภาพแห่งชาติดูแลสิทธิการรักษาพยาบาล และสำนักงานประกันสังคมดูแลสิทธิของผู้ที่เคยเป็นผู้ประกันตนมาก่อน

การรู้ล่วงหน้าว่าเรื่องของตนควรเริ่มจากหน่วยงานใดช่วยประหยัดเวลาได้มาก แต่หากไม่แน่ใจ การเริ่มติดต่อหน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่งที่ใกล้เคียงที่สุดแล้วขอให้ช่วยแนะนำต่อ ก็เป็นจุดเริ่มต้นที่ใช้ได้ เจ้าหน้าที่ส่วนใหญ่จะช่วยชี้ทางต่อได้แม้เรื่องนั้นไม่ใช่ความรับผิดชอบโดยตรงของหน่วยงานตนเอง

การไปติดต่อหน่วยงานโดยไม่มีเอกสารครบเป็นสาเหตุหลักที่ทำให้ต้องเดินทางไปซ้ำหลายรอบ โดยเฉพาะเมื่อผู้สูงอายุเดินทางลำบากหรือต้องพึ่งพาลูกหลานพาไป การเสียเวลาไปกลับหนึ่งรอบอาจหมายถึงการลางานของลูกหลานหรือความเหนื่อยล้าที่ไม่จำเป็นของผู้สูงอายุเอง

นอกจากบัตรประชาชนและทะเบียนบ้านซึ่งเป็นเอกสารพื้นฐานที่ต้องพกไปแทบทุกครั้ง ควรสอบถามล่วงหน้าทางโทรศัพท์ว่าเรื่องที่จะไปติดต่อต้องใช้เอกสารเฉพาะอะไรเพิ่มเติมบ้าง เช่น ใบรับรองแพทย์ สมุดบัญชีธนาคาร หรือหนังสือมอบอำนาจในกรณีที่ผู้สูงอายุไม่สามารถไปด้วยตนเองได้ การโทรสอบถามล่วงหน้าเพียงครั้งเดียวช่วยประหยัดเวลาได้มากกว่าการเดินทางไปแล้วพบว่าเอกสารไม่ครบ

จุดที่มักถูกมองข้ามคือช่วงเวลาที่ผู้สูงอายุมีกำลังและอารมณ์พร้อมที่สุดมักเป็นช่วงเช้า ขณะที่หน่วยงานราชการหลายแห่งมีคนใช้บริการหนาแน่นในช่วงเวลาเดียวกันพอดี การไปถึงแต่เช้าจึงช่วยทั้งเรื่องคิวและสภาพร่างกายของผู้สูงอายุ นอกจากนี้ ผู้สูงอายุที่มีข้อจำกัดด้านการทรงตัวหรือใช้เครื่องช่วยเดิน ควรตรวจสอบล่วงหน้าว่าสถานที่มีทางลาดหรือลิฟต์รองรับหรือไม่ เพื่อไม่ต้องเผชิญบันไดหรือทางเดินที่ไม่ปลอดภัย

อีกจุดสำคัญคือการพักระหว่างรอคิว หากต้องรอนาน ควรมีที่นั่งพักและน้ำดื่มเตรียมไว้ เพราะการนั่งรอนานในอากาศร้อนเพิ่มความเสี่ยงขาดน้ำในผู้สูงอายุ ซึ่งความรู้สึกกระหายน้ำมักลดลงตามวัยทำให้ไม่รู้ตัวว่าดื่มน้ำน้อยเกินไปจนเริ่มมีอาการมึนงงหรืออ่อนเพลีย

หลายเรื่องไม่จำเป็นต้องเดินทางไปด้วยตนเองตั้งแต่ครั้งแรก การโทรสอบถามข้อมูลเบื้องต้นหรือตรวจสอบสถานะเรื่องผ่านช่องทางที่หน่วยงานเปิดให้บริการ ช่วยให้รู้ล่วงหน้าว่าต้องเตรียมอะไรเพิ่มก่อนเดินทางจริง ลดโอกาสที่ต้องไปแล้วพบว่าเอกสารไม่ครบหรือไม่ใช่หน่วยงานที่ถูกต้อง

สำหรับผู้สูงอายุที่ไม่ถนัดใช้โทรศัพท์หรือคอมพิวเตอร์ด้วยตนเอง การให้ลูกหลานช่วยโทรสอบถามล่วงหน้าแทนเป็นวิธีที่ช่วยได้มาก แต่ควรให้ผู้สูงอายุรับรู้และมีส่วนร่วมในการตัดสินใจเรื่องของตนเองเสมอ ไม่ใช่การจัดการแทนทั้งหมดโดยไม่ปรึกษา เพราะเรื่องสิทธิและสวัสดิการเป็นเรื่องของเจ้าตัวโดยตรง