ความผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดคือการเดินทางไปหน่วยงานทันทีโดยเชื่อว่าพกบัตรประชาชนไปใบเดียวก็เพียงพอแล้ว เมื่อไปถึงกลับพบว่าต้องใช้เอกสารเพิ่มเติม เช่น ทะเบียนบ้าน สมุดประจำตัวผู้ป่วย หรือหนังสือมอบอำนาจ ทำให้ต้องเดินทางกลับไปเอาเอกสารแล้วมาต่อคิวใหม่ในวันถัดไป ซึ่งสำหรับผู้สูงอายุที่เดินทางลำบากหรือครอบครัวที่ต้องลางาน การเสียเวลาไปกลับเช่นนี้สร้างภาระมากกว่าที่คิด

จุดที่มักถูกมองข้ามคือแต่ละเรื่องแม้จะดูคล้ายกันแต่ต้องใช้เอกสารต่างกัน การเคยไปติดต่อเรื่องหนึ่งสำเร็จแล้วไม่ได้แปลว่าจะรู้ว่าอีกเรื่องหนึ่งต้องใช้เอกสารชุดเดียวกัน การโทรสอบถามล่วงหน้าเฉพาะเจาะจงกับเรื่องที่จะไปติดต่อในครั้งนั้นจึงสำคัญทุกครั้ง ไม่ใช่อ้างอิงจากประสบการณ์เดิม

ครอบครัวจำนวนมากคาดเดาเอาว่าหน่วยงานที่เคยติดต่อเรื่องสวัสดิการทั่วไปจะดูแลเรื่องสิทธิรักษาพยาบาลด้วย หรือคิดว่าเมื่อยื่นเรื่องที่หนึ่งแล้วหน่วยงานจะประสานส่งต่อให้เองโดยอัตโนมัติ ในความเป็นจริงหน่วยงานแต่ละแห่งมีขอบเขตความรับผิดชอบชัดเจน แม้จะยินดีช่วยแนะนำต่อให้ แต่ผู้ยื่นเรื่องเองต้องเป็นฝ่ายติดต่อหน่วยงานถัดไปด้วยตนเองเป็นส่วนใหญ่

ความผิดพลาดนี้มักเกิดซ้ำเพราะครอบครัวไม่ได้ถามเจ้าหน้าที่ตรง ๆ ว่าเรื่องของตนมีขั้นตอนถัดไปอย่างไรและต้องติดต่อหน่วยงานใดต่อ การถามคำถามนี้ก่อนออกจากหน่วยงานทุกครั้งช่วยป้องกันการเสียเวลาค้นหาข้อมูลใหม่ทั้งหมดในภายหลัง

ด้วยความหวังดีที่อยากช่วยแบ่งเบา ลูกหลานหรือผู้ดูแลจำนวนมากมักตอบคำถามและอธิบายสถานการณ์แทนผู้สูงอายุทั้งหมดโดยไม่รู้ตัว ทำให้เจ้าหน้าที่ไม่สามารถยืนยันตัวตนหรือความยินยอมของเจ้าของสิทธิได้โดยตรง หลายกรณีต้องให้ผู้สูงอายุตอบคำถามพื้นฐานด้วยตนเอง เช่น ยืนยันชื่อ ที่อยู่ หรือความประสงค์ ก่อนที่เจ้าหน้าที่จะดำเนินการต่อได้

นอกจากเรื่องขั้นตอนแล้ว การพูดแทนทั้งหมดยังกระทบความรู้สึกของผู้สูงอายุที่อาจรู้สึกว่าตนเองไม่มีสิทธิมีเสียงในเรื่องของตัวเอง ทั้งที่ความสามารถในการทำกิจวัตรประจำวันหรือ ADL ที่ลดลงบางส่วน ไม่ได้แปลว่าความสามารถตัดสินใจและสื่อสารความต้องการหายไปด้วย การให้ผู้สูงอายุมีส่วนร่วมตอบคำถามเท่าที่ทำได้ และให้ผู้ติดตามช่วยเสริมเฉพาะจุดที่จำเป็น จึงเหมาะสมกว่า

เมื่อเรื่องต้องใช้เวลาดำเนินการมากกว่าหนึ่งวัน การไม่มีชื่อเจ้าหน้าที่หรือหมายเลขอ้างอิงติดตัวทำให้การติดตามผลภายหลังยากขึ้นมาก เพราะเมื่อโทรกลับไปอาจได้พูดคุยกับเจ้าหน้าที่คนอื่นที่ไม่รู้รายละเอียดเดิม ต้องเริ่มอธิบายสถานการณ์ใหม่ทั้งหมดตั้งแต่ต้น ซึ่งเสียเวลาทั้งฝ่ายผู้แจ้งเรื่องและเจ้าหน้าที่

ความผิดพลาดนี้ยิ่งส่งผลมากขึ้นเมื่อเรื่องมีความซับซ้อนหรือต้องรอเอกสารจากหลายฝ่าย การมีหมายเลขอ้างอิงชัดเจนช่วยให้เจ้าหน้าที่คนใหม่ดึงข้อมูลเดิมขึ้นมาดูได้ทันทีโดยไม่ต้องให้ผู้แจ้งเล่าซ้ำทั้งหมด

การไปติดต่อหน่วยงานในช่วงเวลาที่คนหนาแน่นที่สุดโดยไม่วางแผนล่วงหน้า ทำให้ผู้สูงอายุต้องนั่งรอนานจนเหนื่อยล้าก่อนถึงคิวของตัวเอง ส่งผลให้ตอบคำถามหรือทำความเข้าใจข้อมูลจากเจ้าหน้าที่ได้ไม่เต็มที่ บางครั้งถึงขั้นต้องขอเลื่อนนัดไปวันอื่นเพราะสภาพร่างกายไม่ไหว ทั้งที่ป้องกันได้ด้วยการไปถึงแต่เช้าและเตรียมน้ำดื่มกับที่พักระหว่างรอ

อีกจุดที่มักถูกมองข้ามคือผู้สูงอายุที่มีข้อจำกัดด้านการทรงตัวหรือใช้เครื่องช่วยเดินอาจเผชิญบันไดหรือทางเดินที่ไม่เอื้ออำนวยหากไม่ได้ตรวจสอบสถานที่ล่วงหน้า การโทรสอบถามเรื่องทางลาดหรือลิฟต์ก่อนเดินทางช่วยลดความเสี่ยงหกล้มระหว่างเดินทางไปติดต่อได้