เช็กลิสต์นี้แบ่งงานออกเป็นสองส่วนที่ต้องแยกจากกันชัดเจน คือการรวบรวมรายชื่อบัญชีที่มีอยู่ ซึ่งเป็นข้อมูลที่ครอบครัวควรรู้ร่วมกันได้ กับการจัดการรหัสผ่าน ซึ่งเป็นข้อมูลที่ควรจำกัดวงให้แคบที่สุดและเก็บแยกต่างหากในที่ปลอดภัย การปะปนสองเรื่องนี้เข้าด้วยกันอาจทำให้เกิดความเสี่ยงด้านความปลอดภัยโดยไม่จำเป็น

เมื่อใช้เช็กลิสต์นี้ ควรกาเครื่องหมายแยกกันระหว่างสองส่วน เพื่อให้เห็นชัดว่าขั้นตอนใดทำเสร็จแล้วและขั้นตอนใดยังต้องดำเนินการต่อ

การรวบรวมรายการสินทรัพย์ดิจิทัลอาจใช้เวลานานกว่าที่คิด โดยเฉพาะหากผู้สูงอายุมีบัญชีหลายประเภทและไม่คุ้นเคยกับการอธิบายเรื่องนี้ ครอบครัวไม่จำเป็นต้องกดดันให้ทำเช็กลิสต์นี้ให้เสร็จภายในครั้งเดียว สามารถแบ่งทำเป็นช่วง ๆ ตามความพร้อมของผู้สูงอายุได้ ที่สำคัญคือความคืบหน้าที่เกิดขึ้นจริง มากกว่าความรวดเร็ว

การให้เวลาผู้สูงอายุค่อย ๆ ทำความเข้าใจในแต่ละขั้นตอน ยังช่วยลดความรู้สึกว่าถูกซักถามหรือถูกตรวจสอบ ซึ่งอาจทำให้ท่านรู้สึกไม่สบายใจหากเร่งรัดเกินไป

ระหว่างรวบรวมรายการ เป็นโอกาสที่ดีในการตรวจสอบไปด้วยว่าแต่ละบัญชีมีการตั้งค่าความปลอดภัยที่เพียงพอหรือไม่ เช่น มีการเปิดใช้งานระบบยืนยันตัวตนสองชั้น หรือมีการตั้งรหัสผ่านที่คาดเดาได้ยากหรือไม่ หากพบว่าบัญชีใดมีความเสี่ยงด้านความปลอดภัย ควรปรับปรุงทันทีก่อนที่จะบันทึกลงในรายการ

การรวมสองขั้นตอนนี้เข้าด้วยกันช่วยให้การใช้เวลาของครอบครัวคุ้มค่ามากขึ้น แทนที่จะต้องกลับมาตรวจสอบความปลอดภัยแยกต่างหากในภายหลัง

ในครอบครัวที่มีลูกหลานหลายคน ควรตกลงกันว่าใครจะเป็นผู้ช่วยผู้สูงอายุรวบรวมและดูแลรายการสินทรัพย์ดิจิทัลนี้ ไม่ควรให้เป็นภาระของคนใดคนหนึ่งโดยที่คนอื่นไม่รับทราบเลย เพราะหากผู้รับผิดชอบหลักไม่สะดวกในช่วงเวลาที่จำเป็นต้องใช้ข้อมูล อาจทำให้เกิดความล่าช้าหรือความสับสนในครอบครัว

การมีผู้รับผิดชอบสำรองอย่างน้อยหนึ่งคนที่รับทราบภาพรวมของรายการนี้ด้วย จะช่วยให้ครอบครัวมีความยืดหยุ่นมากขึ้นเมื่อเกิดเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด เช่น ผู้รับผิดชอบหลักเดินทางไปต่างจังหวัดหรือต่างประเทศในช่วงเวลาที่จำเป็นต้องใช้ข้อมูลด่วน

นอกจากรวบรวมรายชื่อบัญชีแล้ว ครอบครัวควรพูดคุยล่วงหน้ากับผู้สูงอายุถึงแผนสำรองในกรณีที่ท่านไม่สามารถเข้าถึงบัญชีดิจิทัลได้เองอีกต่อไป เช่น เจ็บป่วยกะทันหันหรือมีปัญหาด้านความจำ การมีแผนสำรองที่ตกลงกันไว้ล่วงหน้าจะช่วยลดความสับสนและความล่าช้าเมื่อเกิดเหตุการณ์จริง

แผนสำรองนี้ไม่จำเป็นต้องซับซ้อน อาจเป็นเพียงข้อตกลงว่าใครในครอบครัวจะเป็นผู้ติดต่อผู้ให้บริการแทน และควรมีเอกสารยืนยันความสัมพันธ์หรือหนังสือมอบอำนาจที่ถูกต้องตามที่ผู้ให้บริการแต่ละรายกำหนดไว้ล่วงหน้าด้วย เพื่อไม่ให้ติดขัดขั้นตอนในวันที่จำเป็นต้องใช้จริง