เอกสารที่ใช้ตรวจสอบสิทธิผู้สูงอายุมีต้นทางออกเอกสารต่างกัน บัตรประจำตัวประชาชนออกโดยกรมการปกครอง กระทรวงมหาดไทย ทะเบียนบ้านออกและเก็บรักษาโดยสำนักทะเบียนท้องถิ่นในพื้นที่ ส่วนหลักฐานการขึ้นทะเบียนรับเบี้ยยังชีพผู้สูงอายุมักออกและเก็บไว้ที่องค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นที่ผู้สูงอายุขึ้นทะเบียนไว้ตั้งแต่แรก

การแยกให้ชัดว่าเอกสารที่หายเป็นฉบับไหนช่วยประหยัดเวลาอย่างมาก เพราะการไปขอคัดสำเนาผิดหน่วยงานจะทำให้เสียเวลาเดินทางไปกลับโดยเปล่าประโยชน์ หากไม่แน่ใจว่าเอกสารฉบับใดออกโดยหน่วยงานใด สามารถโทรสอบถามองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นในพื้นที่เพื่อขอคำแนะนำเบื้องต้นได้ก่อน

หากบัตรประจำตัวประชาชนหาย โดยทั่วไปควรแจ้งความไว้เป็นหลักฐานที่สถานีตำรวจในพื้นที่ก่อน เพื่อป้องกันการถูกนำไปแอบอ้างใช้สิทธิ จากนั้นจึงนำใบแจ้งความไปยื่นขอทำบัตรใหม่ที่สำนักทะเบียนอำเภอหรือสำนักงานเขตที่มีชื่ออยู่ในทะเบียนบ้านหรือที่สะดวกเดินทางไป

หากบัตรชำรุดแต่ยังไม่หายทั้งใบ บางกรณีไม่จำเป็นต้องแจ้งความก่อน สามารถนำบัตรเดิมไปยื่นขอทำใหม่ได้เลย แต่รายละเอียดขั้นตอนและเอกสารประกอบอาจแตกต่างกันไปตามแต่ละพื้นที่ ควรโทรสอบถามสำนักทะเบียนที่จะไปติดต่อก่อนเดินทาง

หลักฐานการขึ้นทะเบียนเบี้ยยังชีพหรือสิทธิรักษาพยาบาลบางประเภทมักเก็บอยู่ในระบบของหน่วยงานที่ขึ้นทะเบียนไว้ตั้งแต่แรก การขอคัดสำเนาจึงมักทำได้โดยติดต่อหน่วยงานนั้นโดยตรงพร้อมแสดงบัตรประจำตัวประชาชนเพื่อยืนยันตัวตน ไม่จำเป็นต้องแจ้งความก่อนเหมือนกรณีบัตรประชาชนหาย

หากไม่แน่ใจว่าขึ้นทะเบียนไว้ที่หน่วยงานใด ควรเริ่มจากองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นในพื้นที่ที่อยู่อาศัยปัจจุบัน เนื่องจากเป็นหน่วยงานที่มักดูแลการขึ้นทะเบียนสิทธิผู้สูงอายุในระดับพื้นที่ หากหน่วยงานนั้นตรวจสอบแล้วไม่พบข้อมูล จะสามารถแนะนำต่อได้ว่าควรติดต่อหน่วยงานใดต่อไป

เอกสารอย่างสำเนาบัตรประชาชนมีข้อมูลส่วนบุคคลครบถ้วน หากตกไปอยู่ในมือผู้ไม่หวังดีอาจถูกนำไปแอบอ้างใช้สิทธิหรือก่อหนี้ในนามผู้สูงอายุได้ จึงควรระมัดระวังไม่ส่งสำเนาเอกสารเหล่านี้ให้บุคคลหรือหน่วยงานที่ไม่สามารถยืนยันตัวตนได้ชัดเจน โดยเฉพาะทางโทรศัพท์หรือข้อความที่อ้างตัวเป็นเจ้าหน้าที่โดยไม่มีหลักฐานยืนยัน

เมื่อขอคัดสำเนาเอกสารจากหน่วยงานราชการ ควรเขียนกำกับข้อความบนสำเนาว่าใช้เพื่อวัตถุประสงค์ใดวัตถุประสงค์หนึ่งเท่านั้น เช่น ใช้เพื่อยื่นขอสิทธิเบี้ยยังชีพเท่านั้น เพื่อลดความเสี่ยงหากสำเนานั้นหลุดไปอยู่ในมือผู้อื่นโดยไม่ตั้งใจ