ปัจจัยแรกคือสภาพร่างกายและความสะดวกในการเดินทางของผู้สูงอายุ หากยังเดินทางไปมาได้สะดวกและไม่มีปัญหาสุขภาพที่เป็นอุปสรรค การไปติดต่อด้วยตนเองมักทำให้เรื่องจบเร็วกว่า เพราะไม่ต้องเตรียมเอกสารมอบอำนาจเพิ่มเติมและไม่มีความเสี่ยงเรื่องเอกสารไม่ครบ

ปัจจัยที่สองคือประเภทของเรื่องที่ติดต่อ เรื่องที่เกี่ยวกับการยืนยันตัวตนโดยตรง เช่น การขึ้นทะเบียนรับเบี้ยยังชีพครั้งแรกหรือการทำบัตรประจำตัวบางประเภท มักต้องการให้เจ้าของสิทธิมาแสดงตัวเอง ส่วนเรื่องที่เป็นการยื่นเอกสารหรือติดตามสถานะ เช่น สอบถามความคืบหน้าใบสมัคร มักมอบอำนาจให้ผู้อื่นติดต่อแทนได้ง่ายกว่า

หนังสือมอบอำนาจที่ใช้ติดต่อหน่วยงานรัฐควรระบุชื่อผู้มอบอำนาจและผู้รับมอบอำนาจให้ชัดเจน ระบุเรื่องที่มอบอำนาจอย่างเฉพาะเจาะจง เช่น มอบอำนาจให้ติดต่อเรื่องเบี้ยยังชีพผู้สูงอายุเท่านั้น ไม่ใช่มอบอำนาจแบบเหมารวมทุกเรื่อง เพราะหน่วยงานบางแห่งจะปฏิเสธหนังสือมอบอำนาจที่เขียนกว้างเกินไปโดยไม่ระบุเรื่องชัดเจน

เอกสารประกอบที่ต้องแนบมักได้แก่ สำเนาบัตรประชาชนของผู้มอบอำนาจและผู้รับมอบอำนาจ พร้อมลงนามรับรองสำเนาถูกต้อง และบางหน่วยงานอาจขอสำเนาทะเบียนบ้านเพิ่มเติมด้วย รายละเอียดที่หน่วยงานแต่ละแห่งต้องการอาจแตกต่างกันไปตามแต่ละพื้นที่ ควรโทรสอบถามล่วงหน้าก่อนเดินทางไปยื่นเรื่อง

หนังสือมอบอำนาจที่เขียนกว้างเกินไปหรือไม่ระบุขอบเขตชัดเจนอาจถูกนำไปใช้เกินขอบเขตที่ผู้สูงอายุต้องการ เช่น มอบอำนาจทั่วไปแล้วผู้รับมอบอำนาจนำไปใช้ติดต่อเรื่องการเงินอื่นที่ไม่ได้ตั้งใจมอบให้ตั้งแต่แรก จึงควรระบุเรื่องและระยะเวลาที่มอบอำนาจให้ชัดเจนเสมอ

หากผู้สูงอายุมีอาการทางความจำหรือการรู้คิดที่เริ่มเปลี่ยนแปลง ควรพิจารณาเรื่องนี้ร่วมกับครอบครัวอย่างเปิดเผยตั้งแต่ยังตัดสินใจเองได้ชัดเจน เพื่อป้องกันข้อโต้แย้งเรื่องความสมัครใจในการมอบอำนาจภายหลัง

หลายหน่วยงานมีสายด่วนหรือช่องทางออนไลน์ให้สอบถามข้อมูลเบื้องต้นได้โดยไม่ต้องเดินทางไปสำนักงานหรือมอบอำนาจให้ใคร เช่น สอบถามสถานะสิทธิหรือความคืบหน้าเรื่องที่ยื่นไว้ ควรใช้ช่องทางเหล่านี้ก่อนตัดสินใจว่าจำเป็นต้องไปเองหรือมอบอำนาจหรือไม่

หากเรื่องที่ต้องติดต่อสามารถสอบถามผ่านโทรศัพท์ได้ครบถ้วน การมอบอำนาจเป็นหนังสือแบบเป็นทางการอาจไม่จำเป็นเลย ควรโทรสอบถามหน่วยงานก่อนเสมอว่าเรื่องนั้นต้องใช้หนังสือมอบอำนาจหรือสอบถามทางโทรศัพท์ก็เพียงพอ