ตู้เซฟที่โฆษณาว่ากันไฟมีตั้งแต่กล่องเหล็กบางที่ทนไฟได้ไม่นาน จนถึงตู้ที่ผ่านการทดสอบเทียบมาตรฐานสากล การระบุคำเดียวว่ากันไฟจึงบอกอะไรไม่ได้ สิ่งที่ควรถามคือผ่านมาตรฐานอะไร ทดสอบโดยใคร ระดับเท่าไร และทนได้นานกี่ชั่วโมง

มาตรฐานที่พบบ่อยในตลาดโลกคือ UL 72 ของสหรัฐฯ ซึ่งจัดระดับตามอุณหภูมิสูงสุดภายในตู้ ระดับ Class 350 ใช้กับกระดาษ ระดับ Class 150 ใช้กับสื่อดิจิทัลบางชนิด เช่น เทปและแผ่นดิสก์ และ Class 125 ใช้กับแผ่นดิสก์ที่ไวต่ออุณหภูมิและความชื้นมากขึ้น ระยะเวลาทนไฟที่ใช้ทดสอบมักระบุเป็นครึ่งชั่วโมง หนึ่ง สอง สาม หรือสี่ชั่วโมง ตัวเลขเหล่านี้ตามที่มาตรฐานกำหนดไว้ในเวอร์ชันที่ใช้อ้างกันทั่วไป ควรตรวจกับเอกสารของผู้ผลิตว่าอ้างอิงฉบับไหน

ในยุโรปมีมาตรฐาน EN 1047-1 สำหรับตู้เก็บข้อมูลดิจิทัล ซึ่งกำหนดอุณหภูมิและความชื้นภายในที่ต่ำกว่าตู้เก็บกระดาษ ถ้ามีเอกสารและสื่อดิจิทัลอยู่ด้วยกัน ให้ดูว่าตู้ระบุระดับสำหรับสื่อดิจิทัลหรือไม่

ตู้กันไฟมักใช้ฉนวนที่มีความชื้นเป็นส่วนประกอบ เมื่อร้อนจัดความชื้นจะระเหยและช่วยกันความร้อน แต่ไอน้ำนี้อาจทำให้กระดาษชื้นหรือหมึกเยิ้ม เอกสารที่รอดความร้อนอาจเหม็นอับและเปื่อย จึงควรใส่ซองกันน้ำหรือถุงซิปหนาในตู้

น้ำดับเพลิงและความเสียหายจากอาคารถล่มก็เป็นอีกเรื่อง ตู้ที่ไม่ได้ผ่านการทดสอบการตกจากที่สูงหรือการกระแทกอาจถูกเปิดเมื่อพังลงมา ข้อมูลนี้ควรถามผู้ขายและขอเอกสารการทดสอบ ไม่ควรเดา

ตู้ที่วางบนชั้นสองหรือสูงกว่าอาจพังลงมาชั้นล่างขณะไฟไหม้ ตู้ที่ตั้งชั้นล่างอาจเจอน้ำท่วม ควรเลือกตำแหน่งตามความเสี่ยงของบ้านนั้น ๆ

ตู้กันไฟโดยทั่วไปมีผนังบางกว่าตู้ที่ออกแบบมากันงัด และอาจเปิดได้ง่ายด้วยเครื่องมือธรรมดา ถ้าต้องการกันขโมยด้วย ควรดูระดับการทนการงัดแงะแยกต่างหาก หรือยึดตู้กับพื้น ผนัง หรือโครงสร้างของอาคาร

ตู้ขนาดเล็กที่ยกได้ ขโมยหิ้วไปทั้งใบได้ แม้จะใส่รหัส ตู้ที่หนักมากและยึดตรึงไว้จึงสำคัญ แต่ในคอนโดต้องตรวจน้ำหนักบรรทุกของพื้นและขออนุญาตนิติบุคคลถ้าจำเป็น

ในประเทศไทยมีมาตรฐานผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรมของ สมอ. สำหรับสินค้าบางประเภท ตู้เซฟอาจมีหรือไม่มีมาตรฐานบังคับ ควรถามผู้ขายและตรวจกับหน่วยงานโดยตรง บทความนี้ไม่ยืนยันว่าตู้ใดต้องมีเครื่องหมายใด

ปัญหาที่พบบ่อยกว่าไฟไหม้คือเจ้าของตู้ลืมรหัส สมองเสื่อม เสียชีวิต หรือเข้าโรงพยาบาลกะทันหัน แล้วครอบครัวเปิดตู้ไม่ได้ ในขณะที่เอกสารข้างในจำเป็นต้องใช้ ควรกำหนดล่วงหน้าว่าใครรู้รหัส เก็บรหัสสำรองไว้ในที่ปลอดภัยอื่น และมีกุญแจสำรองหากตู้ใช้กุญแจ

ถ้าจะเขียนรหัสไว้ที่ใด อย่าติดบนตู้ อย่าเก็บในกระเป๋าสตางค์ที่สูญหายง่าย และอย่าส่งผ่านแชตกลุ่มครอบครัวที่คนอื่นเห็นได้ ผู้ที่เก็บรหัสควรเป็นคนที่เจ้าของไว้ใจ และควรบอกเจ้าของให้ชัดว่ามอบความรับผิดชอบนี้ให้ใคร

ทำรายการสิ่งของในตู้ไว้ด้วย เพื่อให้ครอบครัวรู้ว่าต้องมองหาอะไร และสังเกตถ้ามีสิ่งใดหายไป

ตู้นิรภัยของธนาคาร (safe deposit box) เป็นอีกทางเลือกสำหรับเอกสารต้นฉบับมูลค่าสูง ข้อดีคืออยู่นอกบ้านและมีการรักษาความปลอดภัยของสถานที่ ข้อจำกัดคือเข้าถึงได้เฉพาะเวลาทำการ ค่าเช่าและเงื่อนไขการเปิดตู้เมื่อผู้เช่าเสียชีวิตต่างกันตามธนาคาร ควรสอบถามธนาคารโดยตรง

เอกสารบางประเภทหายแล้วขอใหม่ได้ เช่น ผู้ที่ทำโฉนดที่ดินหายสามารถติดต่อสำนักงานที่ดินเพื่อขอใบแทนตามขั้นตอนของกรมที่ดิน และบัตรประจำตัวประชาชนที่หายขอใหม่ได้ที่ที่ว่าการอำเภอหรือสำนักงานเขตตามที่กรมการปกครองกำหนด แต่ต้องใช้เวลาและมีเงื่อนไข จึงควรมีสำเนาและรู้ว่าต้องใช้อะไรบ้าง

สำเนาดิจิทัลเก็บแยกที่ได้ แต่ต้องคิดถึงข้อมูลส่วนบุคคล เช่น เลขบัตรและที่อยู่ ควรเข้ารหัสไฟล์ ไม่ส่งผ่านช่องทางที่ไม่ปลอดภัย และจำกัดคนที่เข้าถึงได้ตามแนวทางที่ PDPC เผยแพร่