หลายครอบครัวเข้าใจว่ายิ่งจดเยอะยิ่งดี แต่ความจริงแล้วความครบถ้วนวัดจากว่าข้อมูลนั้นช่วยให้แพทย์เข้าใจภาพรวมได้หรือไม่ มากกว่าปริมาณหน้ากระดาษ สมุดบางเล่มหนามากแต่จดแค่ตัวเลขโดยไม่มีบริบทว่าเกิดอะไรขึ้นในวันนั้น ทำให้แพทย์ต้องถามซ้ำอยู่ดี

สมุดที่ดีควรตอบคำถามพื้นฐานได้ทันทีว่าใครเป็นผู้ป่วย มีโรคประจำตัวอะไรบ้าง กินยาอะไรอยู่ และมีแนวโน้มอาการเป็นอย่างไรในช่วงที่ผ่านมา หากขาดข้อมูลส่วนใดส่วนหนึ่งไป ความครบถ้วนก็ยังไม่สมบูรณ์แม้จะจดมานาน

หลายครอบครัวไม่จดข้อมูลพื้นฐาน เช่น ประวัติแพ้ยา โรคประจำตัวทั้งหมด หรือชื่อแพทย์ประจำ เพราะคิดว่าแพทย์ที่เคยรักษาจะจำได้เอง แต่ในความเป็นจริงเมื่อต้องเปลี่ยนแพทย์หรือไปโรงพยาบาลอื่นในกรณีฉุกเฉิน ข้อมูลเหล่านี้อาจไม่ถูกส่งต่อมาด้วย อีกส่วนที่มักขาดหายไปคือรายการยาที่ใช้อยู่ในปัจจุบันทั้งหมด โดยเฉพาะผู้สูงอายุที่ใช้ยาหลายชนิดพร้อมกันจากแพทย์หลายท่าน เพราะหากไม่มีรายการนี้ครบถ้วน แพทย์คนใหม่อาจสั่งยาที่ซ้ำซ้อนหรือตีกันกับยาเดิมโดยไม่รู้ตัว

การมีข้อมูลพื้นฐานเหล่านี้เขียนไว้ในสมุดตั้งแต่หน้าแรกช่วยให้ไม่ว่าใครเปิดดู ไม่ว่าจะเป็นแพทย์คนใหม่หรือเจ้าหน้าที่ฉุกเฉิน ก็เข้าใจภาพรวมได้ทันทีโดยไม่ต้องรอถามคนในครอบครัวที่อาจไม่อยู่ในเหตุการณ์

การจดค่าตัวเลขหรือเหตุการณ์โดยไม่มีวันที่กำกับทำให้ข้อมูลนั้นแทบไม่มีประโยชน์ในการดูแนวโน้ม เพราะไม่รู้ว่าเกิดขึ้นเมื่อไรเทียบกับเหตุการณ์อื่น เช่น ถ้าจดว่าน้ำหนักลดลงแต่ไม่มีวันที่ จะบอกไม่ได้ว่าลดลงเร็วแค่ไหนซึ่งเป็นข้อมูลสำคัญที่บ่งบอกความเร่งด่วน

ควรฝึกให้ทุกครั้งที่จดข้อมูลมีวันที่กำกับเสมอ แม้จะเป็นการจดสั้น ๆ เพียงบรรทัดเดียว เพราะวันที่คือกุญแจสำคัญที่ทำให้ข้อมูลแต่ละจุดเชื่อมโยงเป็นแนวโน้มที่มีความหมายได้

การจดแค่ตัวเลข เช่น ความดัน 160/95 โดยไม่มีบริบทว่าเกิดขึ้นตอนไหน ทำอะไรอยู่ หรือมีอาการร่วมด้วยหรือไม่ ทำให้แพทย์ต้องพยายามปะติดปะต่อเองซึ่งอาจไม่แม่นยำ การเพิ่มบริบทสั้น ๆ เช่น 'วัดหลังตื่นนอน มีอาการมึนหัวร่วมด้วย' ช่วยให้แพทย์ประเมินได้แม่นยำกว่ามาก

โดยเฉพาะในผู้สูงอายุที่มีอาการแสดงไม่ตรงแบบ การมีบริบทประกอบตัวเลขจึงสำคัญกว่าที่คิด เพราะอาการที่ดูเหมือนไม่รุนแรงในตัวเลขอาจมีความหมายมากเมื่อพิจารณาร่วมกับสถานการณ์ที่เกิดขึ้น