หลายบ้านเริ่มจดสมุดบันทึกสุขภาพด้วยความตั้งใจดี แต่มักจดทุกอย่างปนกันตามลำดับวันที่โดยไม่มีหมวดหมู่ เมื่อเวลาผ่านไปหลายเดือน สมุดจะเต็มไปด้วยข้อมูลปนกันทั้งเรื่องยา อาการ และนัดหมาย ทำให้เมื่อต้องการหาว่าความดันเมื่อเดือนก่อนเป็นเท่าไรหรือเริ่มมีอาการนี้ตั้งแต่เมื่อไร กลับต้องเปิดหาทีละหน้าจนเสียเวลามาก

ปัญหานี้ไม่ได้เกิดจากความขยันจดน้อยเกินไป แต่เกิดจากขาดโครงสร้างตั้งแต่แรก การแก้ไขจึงไม่ใช่การจดให้มากขึ้น แต่คือการจัดหมวดหมู่ให้ชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้นใหม่

แทนการจดทุกอย่างเรียงตามวันที่ ควรแบ่งสมุดหรือไฟล์เป็นส่วนตามลักษณะข้อมูล เช่น ส่วนรายการยาและการเปลี่ยนแปลงยา ส่วนค่าที่ต้องติดตามต่อเนื่องอย่างความดันหรือน้ำตาลในเลือด ส่วนเหตุการณ์ผิดปกติที่เกิดขึ้นเป็นครั้งคราว และส่วนสรุปสำหรับพบแพทย์แต่ละครั้ง

การแบ่งแบบนี้ทำให้เมื่อต้องการดูแนวโน้มความดันย้อนหลังสามเดือน ก็เปิดไปที่ส่วนความดันได้ทันทีโดยไม่ต้องไล่หาทั้งเล่ม และเมื่อต้องเล่าให้แพทย์ฟังก็หยิบส่วนสรุปมาใช้ได้ตรงจุด

ควรมีอีกส่วนหนึ่งสำหรับติดตามความสามารถทำกิจวัตรประจำวัน เช่น กินอาหาร อาบน้ำ แต่งตัว และเดิน เพราะความเปลี่ยนแปลงของกิจวัตรประจำวันเหล่านี้มักบอกแนวโน้มสุขภาพโดยรวมได้ดีกว่าตัวเลขค่าตรวจเพียงอย่างเดียว โดยเฉพาะเมื่อผู้สูงอายุเริ่มทำกิจวัตรที่เคยทำได้เองลำบากขึ้นทีละน้อย ควรจดด้วยว่าต้องมีคนช่วยเหลือมากขึ้นหรือน้อยลงเมื่อเทียบกับครั้งก่อน และหากเริ่มมีการใช้อุปกรณ์ช่วยเหลือใหม่ เช่น ไม้เท้าหรือราวจับ ก็ควรบันทึกไว้ในส่วนนี้ด้วย เพราะการเปลี่ยนแปลงเล็ก ๆ เหล่านี้เมื่อนำมาเทียบกันหลายเดือนจะช่วยให้เห็นภาพรวมของความสามารถในการดูแลตัวเองได้ชัดเจนขึ้นมาก

บ้านที่มีผู้ดูแลหลายคนควรตกลงกันตั้งแต่แรกว่าใครรับผิดชอบจดหมวดไหน เช่น คนที่พาไปหาหมอเป็นคนจดส่วนสรุปพบแพทย์ คนที่ดูแลประจำวันจดส่วนกิจวัตรและค่าที่ต้องวัดประจำ เพื่อไม่ให้เกิดความซ้ำซ้อนหรือช่องว่างที่ไม่มีใครจด

สิ่งสำคัญคือใช้สมุดเล่มเดียวหรือไฟล์เดียวร่วมกัน ไม่ใช่ต่างคนต่างมีสมุดของตัวเอง เพราะจะทำให้ข้อมูลกระจัดกระจายและไม่มีใครเห็นภาพรวมทั้งหมดในคราวเดียว

คุณค่าที่แท้จริงของสมุดบันทึกสุขภาพไม่ได้อยู่ที่การจดแต่ละครั้ง แต่อยู่ที่การเห็นแนวโน้มเมื่อนำข้อมูลหลายครั้งมาเทียบกัน เช่น น้ำหนักตัวลดลงต่อเนื่องหลายเดือน หรือความดันตกเมื่อเปลี่ยนท่าที่เกิดขึ้นบ่อยขึ้น ซึ่งเป็นข้อมูลที่มีความหมายทางการแพทย์มากกว่าค่าเดี่ยว ๆ ในวันใดวันหนึ่ง

การทบทวนสมุดร่วมกันเป็นระยะ เช่น ก่อนนัดพบแพทย์ทุกครั้ง ช่วยให้ครอบครัวเห็นแนวโน้มเหล่านี้และนำไปเล่าให้แพทย์ฟังได้อย่างมีข้อมูลรองรับ แทนการอาศัยความจำหรือความรู้สึกว่า 'ดูเหมือนจะแย่ลง' เพียงอย่างเดียว