ผู้สูงอายุจำนวนมากรักษากับหลายโรงพยาบาลหรือหลายแผนกในช่วงเวลาเดียวกัน เช่น อายุรกรรมทั่วไปที่หนึ่ง คลินิกเบาหวานอีกที่หนึ่ง และทันตกรรมอีกแห่งหนึ่ง แต่ละที่มักมีระบบบันทึกของตัวเองที่ไม่เชื่อมโยงกัน ทำให้ข้อมูลสุขภาพของคนคนเดียวกระจายอยู่หลายจุดโดยไม่มีใครเห็นภาพรวมทั้งหมด

เมื่อต้องไปพบแพทย์แผนกใหม่หรือย้ายไปรักษาที่อื่น ครอบครัวมักต้องพยายามนึกย้อนว่าเคยตรวจอะไรมาบ้าง กินยาอะไรอยู่ และแพ้อะไรบ้าง ซึ่งความจำเพียงอย่างเดียวมีโอกาสผิดพลาดสูง โดยเฉพาะเมื่อมีรายละเอียดจำนวนมากหรือเกิดเหตุการณ์ในอดีตนานแล้ว

บันทึกสุขภาพที่ครบถ้วนควรมีมากกว่ารายชื่อโรค ควรรวมถึงยาที่ใช้อยู่ทั้งหมดพร้อมขนาดและความถี่ ประวัติการแพ้ยาหรืออาหาร ผลตรวจสำคัญล่าสุด เช่น ความดัน น้ำตาล หรือค่าไต และประวัติการผ่าตัดหรือหัตถการสำคัญในอดีต ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้แพทย์ที่ไม่เคยเห็นผู้ป่วยมาก่อนเข้าใจภาพรวมได้เร็วขึ้นมาก

นอกเหนือจากข้อมูลทางการแพทย์โดยตรง ควรบันทึกความสามารถในการทำกิจวัตรประจำวันพื้นฐานหรือ ADL เช่น กินอาหาร อาบน้ำ แต่งตัว และเคลื่อนย้ายตัวเองได้มากน้อยแค่ไหน รวมถึงกิจวัตรที่ซับซ้อนขึ้นหรือ IADL เช่น จัดยาเอง ใช้โทรศัพท์ หรือจัดการเงินได้เองหรือไม่ เพราะข้อมูลด้านการทำงานของร่างกายนี้เป็นสิ่งที่แพทย์ผู้เชี่ยวชาญด้านผู้สูงอายุมักให้ความสำคัญพอ ๆ กับชื่อโรค

เมื่อบันทึกข้อมูลด้านความจำหรือความสามารถ ควรระบุให้ชัดว่าเป็นการเปลี่ยนแปลงที่ค่อยเป็นค่อยไปมานานแล้ว หรือเป็นสิ่งที่เพิ่งเกิดขึ้นเร็ว ๆ นี้ เพราะทั้งสองแบบมีความหมายต่างกันมากในทางการแพทย์ ความจำที่ลดลงอย่างช้า ๆ ต่อเนื่องหลายเดือนอาจต้องประเมินหาสาเหตุตามระบบปกติ แต่ความสับสนที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็วภายในไม่กี่ชั่วโมงถึงไม่กี่วันและผันผวนขึ้นลง อาจเป็นภาวะสับสนเฉียบพลันหรือ delirium ซึ่งมักมีสาเหตุทางการแพทย์ที่ต้องรีบตรวจ ไม่ใช่ภาวะสมองเสื่อมตามปกติของวัย

การบันทึกวันที่เริ่มสังเกตเห็นความเปลี่ยนแปลงแต่ละอย่างจึงมีค่ามาก เพราะช่วยให้แพทย์แยกแยะระหว่างการเปลี่ยนแปลงตามวัย โรคเรื้อรังเดิม ผลจากยา และอาการใหม่ที่เกิดเฉียบพลันได้ชัดเจนขึ้น แทนที่จะบอกเพียงว่า 'ความจำไม่ค่อยดี' โดยไม่มีบริบทว่าเป็นมานานแค่ไหน

แพทย์แต่ละท่านมีเวลาตรวจผู้ป่วยจำกัด บันทึกที่ยาวเกินไปหรือจัดวางไม่เป็นระเบียบอาจทำให้แพทย์อ่านไม่ทันหรือมองข้ามข้อมูลสำคัญ ควรจัดให้ข้อมูลที่ต้องรู้ทันที เช่น การแพ้ยาและโรคประจำตัวสำคัญ อยู่ในตำแหน่งที่เห็นง่ายที่สุด ส่วนรายละเอียดอื่นจัดเรียงตามหมวดหมู่ให้ค้นหาได้เร็วเมื่อจำเป็น

การพิมพ์บันทึกให้เป็นตัวอักษรที่อ่านง่ายก็สำคัญ โดยเฉพาะเมื่อผู้สูงอายุเองอาจต้องการอ่านทวนข้อมูลของตัวเองด้วย ผู้สูงอายุจำนวนมากมีภาวะสายตายาวตามวัยหรือ presbyopia ทำให้อ่านตัวอักษรเล็กได้ยากขึ้น การใช้ขนาดตัวอักษรที่เหมาะสมจึงไม่ใช่แค่เรื่องความสวยงามแต่มีผลต่อการใช้งานจริง

บันทึกสุขภาพที่ล้าสมัยอาจสร้างความเข้าใจผิดได้มากกว่าไม่มีบันทึกเลย เช่น ระบุยาที่เลิกใช้ไปแล้วหรือไม่มีผลตรวจล่าสุด ทำให้แพทย์วางแผนการรักษาบนข้อมูลที่ไม่ตรงกับความเป็นจริง ควรกำหนดจุดตรวจสอบที่ชัดเจน เช่น ทุกครั้งหลังพบแพทย์ให้กลับมาปรับปรุงบันทึกทันทีขณะที่รายละเอียดยังสดใหม่ ไม่ปล่อยให้ผ่านไปหลายสัปดาห์จนจำรายละเอียดไม่ได้

การใช้เครื่องมือดิจิทัลที่แก้ไขและพิมพ์ใหม่ได้ง่ายช่วยลดภาระของการอัปเดตเมื่อเทียบกับสมุดที่เขียนด้วยลายมือ ซึ่งบางครั้งลายมือที่อ่านยากเองก็เป็นอุปสรรคเมื่อต้องนำไปให้แพทย์ที่ไม่คุ้นเคยอ่าน