ชั้นแรกคือตัวตน ขอดูบัตรประชาชนตัวจริงและถ่ายสำเนาเก็บไว้ พร้อมที่อยู่และเบอร์ติดต่อของญาติที่ติดต่อได้จริง ถ้าเป็นแรงงานต่างชาติ ต้องตรวจเอกสารอนุญาตทำงานที่ยังไม่หมดอายุด้วย การขอเอกสารเหล่านี้ไม่ใช่การไม่ไว้ใจ แต่เป็นมาตรฐานปกติของการให้ใครสักคนเข้ามาอยู่ในบ้านกับผู้สูงอายุที่อาจช่วยเหลือตัวเองได้จำกัด

ชั้นที่สองคือความสามารถ ถามว่าเคยผ่านการอบรมหลักสูตรผู้ดูแลผู้สูงอายุหรือไม่ จากที่ไหน ระยะเวลาเท่าไร และขอดูเอกสารรับรอง ถ้าไม่มีการอบรมแต่มีประสบการณ์จริง ให้ถามเจาะลึกเป็นสถานการณ์แทน เช่น ถ้าผู้สูงอายุลื่นล้มในห้องน้ำแล้วลุกเองไม่ได้จะทำอย่างไรเป็นขั้นตอน คำตอบที่บอกว่าจะรีบดึงท่านลุกขึ้นทันทีเป็นสัญญาณว่ายังไม่เข้าใจความเสี่ยงกระดูกหักและการบาดเจ็บคอหลัง

ชั้นที่สามคือการอ้างอิง ให้ขอเบอร์ครอบครัวที่เคยจ้างและโทรคุยเองอย่างน้อยหนึ่งราย คำถามที่ได้ข้อมูลจริงมักไม่ใช่ว่าเขาดีไหม แต่เป็นคำถามที่เจาะจง เช่น เขาทำงานกับคุณกี่เดือน ทำไมถึงจบงาน มีเรื่องอะไรที่ต้องคุยกันบ้างระหว่างทาง และถ้าย้อนเวลากลับไปจะจ้างอีกไหม คำตอบที่ลังเลในคำถามสุดท้ายมีความหมายมากกว่าคำชมทั้งหมดรวมกัน

ขอบเขตงานที่ดีต้องระบุทั้งสิ่งที่ทำและสิ่งที่ไม่ทำ ส่วนที่ครอบครัวมักลืมเขียนคือส่วนหลัง ทำให้เกิดความคาดหวังที่ไม่ตรงกัน เช่น ครอบครัวคิดว่ารวมทำความสะอาดทั้งบ้าน ผู้ดูแลเข้าใจว่าดูแลเฉพาะผู้สูงอายุ หรือครอบครัวคิดว่าผู้ดูแลจัดยาให้ได้ ทั้งที่การปรับขนาดยาหรือหยุดยาต้องเป็นการตัดสินใจของแพทย์หรือเภสัชกรเท่านั้น

ควรเขียนแยกเป็นหมวดตามความสามารถของผู้สูงอายุ คือกิจวัตรประจำวันพื้นฐานหรือ ADL เช่น อาบน้ำ แต่งตัว เข้าห้องน้ำ เคลื่อนย้ายตัว และกิจวัตรที่ซับซ้อนขึ้นหรือ IADL เช่น เตรียมอาหาร พาไปนัดหมอ จัดของใช้ แล้วระบุในแต่ละข้อว่าผู้สูงอายุทำเองได้แค่ไหนและต้องการช่วยเหลือระดับใด สิ่งนี้สำคัญเพราะการช่วยมากเกินไปทำให้ท่านสูญเสียความสามารถที่ยังมีอยู่เร็วกว่าที่ควร ซึ่งเป็นผลเสียที่มองไม่เห็นในระยะสั้น

เรื่องยาต้องเขียนให้ชัดที่สุด ผู้ดูแลช่วยเตือนเวลา ช่วยหยิบตามที่จัดไว้ และช่วยจดว่ากินแล้วหรือยัง ได้ แต่การเปลี่ยนขนาดยา หยุดยา หรือเพิ่มยาใด ๆ รวมถึงอาหารเสริมและสมุนไพร ต้องผ่านแพทย์หรือเภสัชกรเสมอ โดยเฉพาะในผู้สูงอายุที่ใช้ยาหลายชนิดพร้อมกันหรือ polypharmacy ซึ่งมีโอกาสเกิดปฏิกิริยาระหว่างยาและผลข้างเคียงสูงกว่าคนอายุน้อย

สุดท้ายคือเรื่องเงินและของใช้ในบ้าน ควรเขียนให้ชัดว่าใครเป็นคนซื้อของ เก็บใบเสร็จอย่างไร และผู้ดูแลไม่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับบัตรธนาคาร รหัสผ่าน หรือเอกสารสำคัญของผู้สูงอายุ การกำหนดเส้นนี้ไว้ตั้งแต่ต้นปกป้องทั้งผู้สูงอายุและตัวผู้ดูแลเองจากการถูกกล่าวหาภายหลัง

หลายครอบครัวติดกล้องในบ้านเพื่อความสบายใจ ซึ่งเข้าใจได้ แต่ต้องคิดสองด้าน ด้านแรกคือศักดิ์ศรีและความเป็นส่วนตัวของผู้สูงอายุเอง กล้องในห้องนอนหรือบริเวณที่ต้องเปลี่ยนเสื้อผ้าหรืออาบน้ำ กระทบความรู้สึกของท่านโดยตรง และควรได้รับความยินยอมจากท่านก่อน ไม่ใช่ตัดสินใจกันเองระหว่างลูก ๆ

ด้านที่สองคือการแจ้งผู้ดูแลให้ทราบตั้งแต่ก่อนเริ่มงาน การบันทึกภาพและเสียงของบุคคลเป็นการเก็บข้อมูลส่วนบุคคล ซึ่งมีหลักการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลกำกับอยู่ การบอกตรง ๆ ตั้งแต่วันแรกว่ามีกล้องอยู่จุดไหน ใครดูได้ และเก็บข้อมูลไว้นานเท่าไร เป็นทั้งเรื่องถูกต้องและเป็นการสร้างความไว้ใจ ส่วนการติดกล้องแอบไว้แล้วมาเปิดเผยทีหลังเมื่อเกิดปัญหา มักทำลายความสัมพันธ์จนทำงานร่วมกันต่อไม่ได้

อีกเรื่องที่ควรตกลงคือข้อมูลสุขภาพของผู้สูงอายุ ผู้ดูแลจะได้รู้เรื่องโรคประจำตัว ยา และเรื่องส่วนตัวอย่างการขับถ่าย ควรคุยให้ชัดว่าข้อมูลเหล่านี้ไม่ควรถูกเล่าต่อ ไม่ควรถ่ายรูปผู้สูงอายุลงสื่อสังคมออนไลน์ และไม่ควรแชร์ในกลุ่มเพื่อนผู้ดูแลด้วยกัน แม้จะด้วยเจตนาดีก็ตาม

สัญญาณที่ดีในเดือนแรกมักเป็นเรื่องเล็ก ๆ เช่น ผู้ดูแลเรียกชื่อผู้สูงอายุอย่างให้เกียรติ พูดกับท่านโดยตรงแทนที่จะพูดข้ามหัวไปหาลูก รอให้ท่านทำเองก่อนแล้วค่อยช่วยในส่วนที่ทำไม่ไหว บอกท่านก่อนทุกครั้งที่จะสัมผัสตัวหรือพยุง และจดบันทึกประจำวันโดยไม่ต้องมีใครสั่ง สิ่งเหล่านี้บอกทัศนคติต่อผู้สูงอายุได้ดีกว่าประกาศนียบัตรใด ๆ

สัญญาณที่ต้องหยุดและทบทวนทันที ได้แก่ พบรอยฟกช้ำหรือแผลที่อธิบายที่มาไม่ได้ ผู้สูงอายุเปลี่ยนไปเมื่ออยู่กับคนนี้ เช่น เงียบผิดปกติ ตัวเกร็ง หรือไม่ยอมอยู่ด้วยตามลำพัง เงินหรือของในบ้านหายโดยไม่มีคำอธิบาย ผู้ดูแลกีดกันไม่ให้ครอบครัวคุยกับท่านตามลำพัง หรือขอยืมเงินจากผู้สูงอายุโดยตรง เรื่องเหล่านี้ไม่ใช่เรื่องที่รอดูอีกสักเดือนได้

สัญญาณอีกกลุ่มที่พบบ่อยและแก้ไขได้คือเรื่องขอบเขตงานไม่ตรงกัน เช่น งานบ้านล้นจนไม่มีเวลาดูแลผู้สูงอายุจริง หรือผู้ดูแลทำแทนทุกอย่างจนท่านเริ่มไม่ยอมลุกเดินเอง กรณีเหล่านี้ควรนัดคุยอย่างเป็นทางการและปรับขอบเขตงานเป็นลายลักษณ์อักษร แทนที่จะบ่นสะสมแล้วระเบิดออกมาตอนที่แก้ไม่ทัน

สิ่งที่ครอบครัวมักลืมคือผู้ดูแลก็ต้องการเวลาพักและวันหยุดที่ชัดเจน ผู้ดูแลที่อดนอนและไม่มีวันหยุดคือความเสี่ยงต่อผู้สูงอายุโดยตรง เพราะความผิดพลาดเรื่องยาและการพยุงตัวเกิดขึ้นได้ง่ายขึ้นเมื่อเหนื่อยล้า การกำหนดเวลาพัก วันหยุด และแผนสำรองเมื่อผู้ดูแลลา จึงเป็นเรื่องความปลอดภัย ไม่ใช่เรื่องสวัสดิการอย่างเดียว