ชื่อ "ตู้เซฟ" ทำให้หลายคนคิดว่าปลอดภัยทุกด้าน แต่การรับรองมีหลายชนิดแยกกัน บางตู้ทดสอบเรื่องการงัดแงะ บางตู้ทดสอบเรื่องความทนไฟตามเวลาที่กำหนด ส่วนความทนน้ำเป็นอีกหมวดที่ตู้จำนวนมากไม่ได้ระบุเลย ตู้กันไฟบางรุ่นบุด้วยวัสดุฉนวนที่ช่วยกันความร้อน แต่เมื่อโดนน้ำแช่ ฉนวนอาจอุ้มน้ำและทำให้ภายในชื้นนานหลายวัน ซึ่งเป็นปัญหากับกระดาษมากกว่าที่คิด

ประตูตู้เซฟแบบทั่วไปมีขอบยางหรือช่องว่างเล็ก ๆ น้ำที่ท่วมสูงเกินระดับตู้จะซึมเข้าได้ ที่สำคัญคือ ถึงแม้น้ำไม่ท่วมเกินตู้ ความชื้นจากการท่วมขังหลายวันในห้องปิดก็เข้าตู้ได้อยู่ดี ตู้ดิจิทัลที่ใช้แบตเตอรี่หรือแผงอิเล็กทรอนิกส์ยังเสี่ยงช็อตหรือเปิดไม่ออก ต้องมีกุญแจสำรองหรือวิธีเปิดฉุกเฉินตามที่ผู้ผลิตระบุ

สิ่งที่ควรทำคืออ่านเอกสารคู่มือของตู้ที่มีอยู่แล้วว่าระบุคุณสมบัติด้านน้ำไว้หรือไม่ ถ้าไม่ระบุ ให้ถือว่าไม่กันน้ำ และถ้าจะซื้อตู้ใหม่ ให้ขอเอกสารรับรองจากผู้ขายก่อนตัดสินใจ อย่าเชื่อคำโฆษณาสั้น ๆ ที่เขียนเพียงว่าแข็งแรงหรือปลอดภัย

วิธีที่ได้ผลที่สุดคือเก็บเอกสารให้อยู่สูงกว่าระดับน้ำที่เคยท่วมในบ้านของตัวเอง ถามผู้ใหญ่ในหมู่บ้านหรือดูรอยน้ำเก่าบนผนังว่าน้ำเคยสูงแค่ไหน แล้วเผื่อไว้อีกส่วนหนึ่ง การวางตู้เซฟบนพื้นชั้นล่างเสี่ยงที่สุด ถ้าบ้านมีสองชั้น ย้ายไปไว้ชั้นบนหรือบนชั้นที่สูง และติดตั้งให้ยึดกับผนังหรือพื้นอย่างมั่นคง เพราะตู้หนักตกลงมาอาจเป็นอันตราย

ถ้าไม่มีชั้นสอง ให้ใช้แท่นยกจากวัสดุที่ไม่ดูดน้ำ เช่น โครงโลหะหรือพลาสติกแข็งที่รับน้ำหนักได้ และอย่าวางตู้หนักบนโต๊ะไม้ที่อาจพังเมื่อเปียก ภายในตู้ ให้ใส่เอกสารในถุงหรือกล่องกันน้ำที่ปิดผนึกแน่น ถุงแบบพับปิดหลายทบหรือกล่องที่มีซีลยางใช้ได้ ตรวจสอบก่อนว่าไม่รั่วโดยทดลองใส่กระดาษเปล่าแล้วแช่น้ำสั้น ๆ

ทุกครั้งที่ใส่ซองกันน้ำ อย่าลืมไล่อากาศออกและใส่สารดูดความชื้นเล็กน้อย ถ้าเก็บเป็นเวลานาน ให้เปิดตรวจอย่างน้อยปีละครั้งก่อนหน้าฝน เพราะความชื้นสะสมจากอากาศก็ทำให้กระดาษขึ้นราได้ แม้ไม่มีน้ำท่วมเลย

เรียงตามความยากในการทำใหม่ โฉนดที่ดินและเอกสารสิทธิอื่น ๆ ขอออกใบแทนได้ แต่ต้องผ่านขั้นตอนที่สำนักงานที่ดินกำหนดและใช้เวลา เอกสารสำคัญของผู้สูงอายุ เช่น บัตรประจำตัวประชาชน ขอทำใหม่ได้ที่ว่าการอำเภอหรือสำนักงานเขต แต่ถ้าต้องไปเองระหว่างน้ำท่วมจะลำบาก ผู้สูงอายุที่เดินทางไม่สะดวกอาจต้องมีผู้ช่วย

สำเนาที่ดีมีสองแบบ แบบกระดาษที่ถ่ายเอกสารและเซ็นรับรองสำเนา เก็บไว้ที่บ้านญาติหรือที่ทำงานที่ไม่อยู่ในพื้นที่เสี่ยง และแบบไฟล์ดิจิทัลที่สแกนชัดเจน ตั้งชื่อไฟล์ให้ค้นหาง่าย เก็บอย่างน้อยสองที่ เช่น ในโทรศัพท์ของลูกหลานและบริการจัดเก็บที่ตั้งรหัสผ่านเข้มแข็ง อย่าส่งสำเนาบัตรผ่านแอปที่ไม่รู้จัก และเขียนวัตถุประสงค์การใช้ทับบนสำเนาทุกครั้งที่ต้องยื่นให้ผู้อื่น

บันทึกรายชื่อเอกสารและตำแหน่งที่เก็บไว้ในกระดาษแผ่นเดียว เช่น เลขที่โฉนด ชื่อกรมธรรม์ และเบอร์ติดต่อบริษัท โดยไม่ใส่รหัสผ่านหรือเลขบัญชีเต็ม แล้วให้ผู้ที่ไว้ใจเก็บไว้ ถ้าตัวจริงเสียหาย รายการนี้ช่วยให้ขอเอกสารทดแทนได้เร็วกว่าการนึกเอา

ขั้นแรกคือความปลอดภัยของคน หลังน้ำลดให้ตรวจไฟฟ้าและพื้นเปียกก่อนเข้าไปเปิดตู้ ถ้าตู้ดิจิทัลเปียก อย่าฝืนกดรหัสซ้ำหลายครั้ง ให้เปิดด้วยกุญแจสำรองหรือติดต่อผู้ผลิตหรือช่าง เมื่อเปิดแล้ว ถ่ายรูปสภาพเอกสารทั้งหมดไว้ก่อนเคลื่อนย้าย เพราะรูปอาจเป็นหลักฐานเมื่อต้องยื่นคำขอใหม่

เอกสารกระดาษเปียกให้ค่อย ๆ แยกแผ่นถ้าแยกได้ วางในที่อากาศถ่ายเทและไม่ตากแดดจัด ห้ามใช้ไดร์เป่าความร้อนสูงหรือรีดทันทีเพราะอาจทำให้หมึกเลือนหรือกระดาษเปราะ ถ้าติดกันเป็นก้อนแยกไม่ได้ ให้เก็บทั้งก้อนไว้ในถุงแล้วสอบถามหน่วยงานผู้ออกเอกสารว่าต้องทำอย่างไร ไม่ควรฉีกเอง

จากนั้นติดต่อหน่วยงานตามประเภทเอกสาร สำนักงานที่ดินสำหรับโฉนดและเอกสารสิทธิ ที่ว่าการอำเภอหรือสำนักงานเขตสำหรับบัตรประชาชนและทะเบียนบ้าน เตรียมสำเนาและรูปถ่ายความเสียหายไปด้วย ขั้นตอนและเอกสารที่ต้องใช้แต่ละแห่งอาจต่างกัน โทรสอบถามก่อนเดินทาง โดยเฉพาะผู้สูงอายุที่ต้องมีผู้ช่วยพาไป