ถ้าคนในบ้านเสียชีวิตขณะรักษาตัวอยู่ในโรงพยาบาลหรือสถานพยาบาล แพทย์ผู้ดูแลจะเป็นผู้ออกหนังสือรับรองการตายให้ ซึ่งเป็นเอกสารสำคัญที่ต้องใช้ประกอบการแจ้งตายในขั้นตอนถัดไป ครอบครัวควรสอบถามเจ้าหน้าที่ของโรงพยาบาลตั้งแต่ตอนที่ยังอยู่ที่นั่นว่าจะได้รับเอกสารนี้เมื่อใดและต้องติดต่อแผนกใด เพราะบางโรงพยาบาลมีเวลาทำการของแผนกออกเอกสารจำกัด หากเสียชีวิตกลางดึกอาจต้องรอถึงช่วงเช้าของวันถัดไปจึงจะได้เอกสารครบ

ถ้าเสียชีวิตที่บ้านหรือนอกสถานพยาบาล และไม่ได้อยู่ภายใต้การดูแลของแพทย์เจ้าของไข้มาก่อนในช่วงเวลาที่ใกล้เคียงกับการเสียชีวิต โดยทั่วไปจะถือว่ายังไม่มีแพทย์ยืนยันสาเหตุการตายในทันที ครอบครัวจึงมักต้องติดต่อเจ้าหน้าที่ตำรวจในพื้นที่หรือหน่วยกู้ชีพให้เข้ามาตรวจสอบก่อน เพื่อให้มีการยืนยันสาเหตุการตายอย่างเป็นทางการก่อนจะดำเนินการขั้นต่อไปได้

เอกสารหลักที่สำนักทะเบียนท้องที่มักขอเมื่อไปแจ้งตายโดยทั่วไปประกอบด้วยบัตรประจำตัวประชาชนของผู้เสียชีวิต สำเนาทะเบียนบ้านฉบับที่มีชื่อผู้เสียชีวิตอยู่ หนังสือรับรองการตายจากแพทย์ในกรณีที่เสียชีวิตในสถานพยาบาล และบัตรประจำตัวประชาชนของผู้ไปแจ้งเอง หากผู้แจ้งไม่ใช่เจ้าบ้านหรือญาติสายตรง บางพื้นที่อาจขอเอกสารเพิ่มเติมเพื่อยืนยันความเกี่ยวข้อง จึงควรโทรสอบถามสำนักทะเบียนอำเภอหรือเขตในพื้นที่ก่อนเดินทางไปจริง

ปัญหาที่พบบ่อยในครอบครัวที่เพิ่งเจอเรื่องนี้เป็นครั้งแรกคือบัตรประชาชนกับทะเบียนบ้านของผู้เสียชีวิตมักถูกเก็บไว้คนละที่กัน บางคนเก็บบัตรประชาชนไว้ในกระเป๋าสตางค์ส่วนตัว ขณะที่ทะเบียนบ้านเก็บไว้ในตู้เอกสารรวมของบ้าน การรู้ล่วงหน้าว่าเอกสารทั้งสองอย่างอยู่ที่ไหนช่วยประหยัดเวลาได้มากในช่วงเวลาที่ทุกคนกำลังตกใจและเศร้าโศก

กฎหมายทะเบียนราษฎรของไทยโดยทั่วไปกำหนดให้ผู้มีหน้าที่ต้องแจ้งตายต่อนายทะเบียนท้องที่ภายในระยะเวลาสั้น ๆ หลังการเสียชีวิตหรือหลังพบศพ ซึ่งเป็นกรอบเวลาที่ครอบครัวควรให้ความสำคัญตั้งแต่ชั่วโมงแรก แทนที่จะปล่อยให้ผ่านไปก่อนแล้วค่อยนึกขึ้นได้ อย่างไรก็ตาม รายละเอียดกรอบเวลาที่แน่นอนและขั้นตอนกรณีล่าช้าอาจมีการปรับปรุงเป็นระยะ จึงควรสอบถามข้อมูลล่าสุดจากกรมการปกครองหรือสำนักทะเบียนอำเภอ/เขตในพื้นที่โดยตรงก่อนดำเนินการจริง

หากมีเหตุสุดวิสัยที่ทำให้ไม่สามารถแจ้งตายได้ทันภายในกรอบเวลาปกติ เช่น ผู้เสียชีวิตอยู่ในพื้นที่ห่างไกลหรือมีเหตุขัดข้องด้านการเดินทาง ควรติดต่อสำนักทะเบียนในพื้นที่เพื่อสอบถามแนวทางที่ถูกต้องโดยตรง แทนที่จะคาดเดาเองหรือปล่อยผ่านไปโดยไม่แจ้งอะไรเลย เพราะการไม่มีใบมรณบัตรจะทำให้ขั้นตอนอื่น ๆ ที่ต้องใช้เอกสารนี้ต่อ เช่น การจัดการเรื่องทะเบียนบ้านหรือบัญชีธนาคารของผู้เสียชีวิต ล่าช้าตามไปด้วย

หลายครอบครัวเข้าใจผิดว่าต้องรอให้ได้ใบมรณบัตรก่อนจึงจะติดต่อวัดหรือฌาปนสถานได้ ในทางปฏิบัติสามารถโทรสอบถามคิวและความพร้อมของสถานที่ไปพร้อมกันได้เลย เพราะวัดหรือฌาปนสถานที่มีชื่อเสียงในพื้นที่มักมีคิวเต็มในบางช่วงเวลา การโทรจองล่วงหน้าให้เร็วที่สุดช่วยให้ครอบครัวมีเวลาเตรียมตัวเรื่องอื่นได้มากขึ้น

การประสานงานเรื่องนี้ควรมีคนกลางหนึ่งคนที่ครอบครัวไว้วางใจให้เป็นผู้ติดต่อหลัก ไม่ใช่ปล่อยให้หลายคนโทรถามซ้ำกันจนข้อมูลสับสน โดยเฉพาะเมื่อมีญาติที่อยู่ต่างจังหวัดที่อาจเดินทางมาไม่ทันภายในคืนแรก การตัดสินใจเรื่องวันและเวลาจึงมักตกอยู่กับคนที่อยู่ในพื้นที่ ควรโทรแจ้งญาติที่อยู่ไกลให้ทราบความคืบหน้าเป็นระยะ แทนที่จะรอแจ้งทีเดียวตอนทุกอย่างตัดสินใจเสร็จแล้ว